Automatyzujemy przesyłanie i rozliczanie faktur między biurami IATA i non-IATA. Faktury agencyjne wystawiane przez biuro IATA dla swoich partnerów są teraz automatycznie przesyłane i – w eKNFie sub-agenta – wiązane z biletami, których dotyczą. Po stronie biura non-IATA faktury te widoczne są w ADesku (jako koszt związany z zakupem danego biletu lotniczego) oraz w kancelarii elektronicznej.
W celu włączenia tego mechanizmu w swoim biurze, skontaktuj się ze swoim opiekunem klienta
W oknie ‘Potrzebuję pomocy’ pojawiły się nowe opcje: link do instrukcji obsługi eKNF, i możliwość udostępnienia swojego pulpitu za pomocą usługi TeamViewer:
Jeśli w czasie pracy z eKNF napotkasz problem, albo potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami.
Klawisz [Potrzebuję pomocy] przekieruje Cię do Twojego dedykowanego opiekuna klienta, lub pomocy technicznej. Jeśli sprawa jest pilna, w oknie pomocy znajdziesz też nasze numery telefonów – zadzwoń.
eKNF posiada funkcję automatycznego odczytu polis AIG.
Aby importować polisę:
1. zaznacz całą jej treść, i skopiuj (CTRL+A, CTRL+C)
2. w module ADesk kliknij na ‘Dodaj ubezpieczenie’ i w nowo otwartym oknie wybierz ‘Wprowadź treść potwierdzenia’
3. Wklej polisę (CTRL+V)
Kliknij Zapisz
Uruchomiliśmy narzędzie umożliwiające kopiowanie konfiguracji wykonanej dla jednego klienta do pozostałych klientów należących do jednej grupy. Aby powielić gotową konfigurację na pozostałych klientów, należy kliknąć na [Wczytaj grupę klientów] a następnie wyszukać i wskazać nazwę danej grupy.
Uwaga: kopiowanie należy wykonać oddzielnie dla każdej kategorii usług (Bilety lotnicze, hotele, itd.)
Niektóre produkty sprzedawane przez biura podróży mają określoną prowizję procentową wypłacaną przez dostawcę od sprzedaży usług danego typu. Przykładem takich produktów są polisy ubezpieczeniowe, lub bilety kolejowe PKP.
W związku z tym rozszerzyliśmy konfigurację produktu o możliwość określania wysokości prowizji płaconej przez dostawcę. Prowizja ta jest następnie uwzględniana w tzw. Ogólnym Raporcie Rentowności.
eKNF umożliwia import danych z raportów dziennych z systemu rezerwacyjnego Amadeus – w celach kontrolnych.
W module Centrum Danych wybierz ‘Import raportów Amadeus’, a następnie w sekcji Import DZIENNYCH raportów Amadeus kliknij na [Wybierz pliki’] i wskaż plik z raportem, który ma być importowany
Wczytanie danych zostanie potwierdzone komunikatem.
Raport porównawczy dostępny jest w ADesku. W celu porównania danych z Amadeusa z danymi sprzedażowymi w eKNF należy przełączyć widok z podstawowego, na: ‘Porównanie z raportem AMA’:
Polskie Linie Lotnicze “LOT” S.A w piśmie z 7 marca 2016 r. przesłały instrukcję fakturowania biletów lotniczych, z której wynikają dwie rzeczy istotne dla Agentów IATA, którzy będą chcieli się do niej zastosować:
Uwaga: Ta zmiana oznacza, że bilety lotnicze LOT trzeba fakturować oddzielnie – nie można ich mieszać z biletami innych linii!
Pełny tekst wiadomości Polskich Linii Lotniczych “LOT” z 7 marca 2016 r. znajdziesz tutaj:
eKNF jest przystosowany do takiego trybu wystawiania faktur:
1. LOT, jako sprzedawcę na fakturach konfigurujemy w zakładce RGB -> Kartoteka dostawców. Można tam podać pełną nazwę Sprzedawcy, i określić, od kiedy zmiana ma wejść w życie.
Uwaga: Wprowadzenie pełnej nazwy i adresu ‘Sprzedawcy’ tej długości może spowodować, że na niektórych szablonach faktur wystąpią problemy z ułożeniem tekstu w nagłówku faktury. Jeśli tak się stanie, prosimy o kontakt – zmodyfikujemy szablon tak, aby był w stanie pomieścić cały tekst nazwy Sprzedawcy.
2. Oddzielne fakturowanie biletów i opłat transakcyjnych jest opisane w naszej instrukcji obsługi, dostępnej w poniższym linku:
https://mikrosystem.pl/index.php/pomoc/eknf-instrukcja-obslugi/fakturowanie-biletow-lotniczych-i-oplat-serwisowych-na-oddzielnych-dokumentach
Służymy oczywiście pomocą w konfiguracji systemu i szkoleniu.
Faktury Reverse charge (odwrotne obciążenie lub – inaczej mówiąc: przerzucenie obowiązku rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę) stosujemy w sytuacjach, kiedy mamy do czynienia z eksportem usług. Stosujemy je najczęściej, sprzedając usługę świadczoną poza Polską nabywcy zagranicznemu.
W fakturach Reverse charge nie naliczamy więc VATu, a wartość usług przedstawiamy w cenach netto, niezależnie od tego, jak są one skonfigurowane w katalogu towarów i usług.
Wystawiając fakturę w eKNF, mamy możliwość oznaczenia faktury jako ‘reverse charge’. Użycie tej opcji powoduje, że wszystkie produkty/usługi zawarte na tej fakturze, są konwertowane do cen netto, a oryginalna stawka VAT pochodząca z katalogu towarów, jest zastępowana określeniem np. (nie podlega)
Faktura przed użyciem opcji ‘reverse charge’:
Faktura ‘reverse charge’:
Wygląd faktury typu ‘reverse charge’ po wydruku:
Moduł ‘Lokalizator podróżnych’ został rozszerzony o graficzną prezentację na mapie. Tsunami, przewrót, strajk? Kogo mamy w Azji w tym miesiącu, i gdzie oni wszyscy są? Jak wszystkie nasze aktualizacje: funkcja dostępna w eKNF bez dodatkowych opłat. Z możliwością udostępnienia dla firm.
W profilu klienta możliwe jest zdefiniowanie specyficznych dla niego pól dodatkowych. Aby zdefiniować pola dla wybranego klienta, wejdź w edycję profilu klienta (zakładka Klienci w górnym menu) i przejdź do zakładki Pola dodatkowe.
Poza określeniem listy pól, i ich źródeł, możliwe jest również zdefiniowanie reguł poprawności dla danych wprowadzanych przez użytkowników w poszczególnych polach. Służą do tego wyrażenia regularne. Wyrażenia te są widoczne w kolumnie Format. Aby dodać lub zmienić format danego pola kliknij na nie prawym klawiszem myszy, i wybierz Edytuj
Przeczytaj więcej o składni wyrażeń regularnych (Wikipedia)
Przez wiele lat Mikrosystem i TravelTECH były uznawane za konkurentów – ze względu na to, że obie firmy mają w swojej ofercie system mid-office. Okazuje się jednak, że możemy i potrafimy współpracować. Właśnie uruchomiony został pierwszy interfejs przesyłający dane między naszymi systemami.
Dziękujemy kolegom i koleżankom z TravelTECH za profesjonalne i sprawne przeprowadzenie projektu, i liczymy na więcej 🙂
Uruchomiliśmy mechanizm, pozwalający na ukrywanie bądź odkrywanie wielu pozycji w czasie edycji faktury. Podstawowe zastosowanie, to sterowanie widocznością opłat lotniskowych i transakcyjnych na fakturach zawierających wiele pozycji: jedną komendą można je teraz doliczyć do ceny biletów bądź odkryć, i pokazać jako oddzielne pozycje.
Aby ukryć bądź przywrócić widoczność wszystkich pozycji danego typu na fakturze, należy kliknąć na jedną z nich prawym klawiszem myszy, i wybrać polecenie ‘Ukryj (bądź: pokaż) wszystkie pozycje tego typu’
System eKNF działa na rynku polskim od 2010 roku. W ciągu tych pięciu lat bardzo się zmieniliśmy. Oprogramowanie stworzone przez naszych programistów jest obecnie bezdyskusyjnie wiodącym i najbardziej popularnym systemem mid-office w Polsce.
Z dumą prezentujemy dane statystyczne, pokazujące jak – w kolejnych latach – rosła ilość transakcji , czyli usług turystycznych, ewidencjonowanych w systemie eKNF. W roku 2015 za pośrednictwem eKNF sprzedano i rozliczono niemal milion usług turystycznych!
W związku ze zmianą przez PKP IC formatu raportu dziennego (rozszerzenie o wiele dodatkowych kolumn) uprzejmie informujemy, że dostosowaliśmy eKNF do nowego formatu. Jeśli przy próbie wczytania raportu wystąpią błędy, prosimy o kontakt.
eKNF pozwala na wczytywanie list pracowników firm – klientów biura podróży. Lista taka może zawierać imię i nazwisko klienta, jego dane kontaktowe, oraz – opcjonalnie – listę dodatkowych informacji, które mają być stosowane przez eKNF w procesie ewidencjonowania i raportowania usług wykonywanych na rzecz danego pracownika (np.: numer pracownika, numer centrum kosztowego, nazwę departamentu, stanowisko, itp.)
Dane przechowywane na liście pracowników mogą być automatycznie używane przy późniejszym tworzeniu zamówień i wystawianiu faktur, a także w procesie raportowania.
Przeczytaj więcej na ten temat na stronach instrukcji obsługi eKNF
Szczegóły w linku: Wdrożeniowiec-Programista
MDesk, czyli MICE Desktop, to dedykowany moduł eKNF przeznaczony do obsługi imprez typu MICE (ang. Meetings, Incentives, Conferences, Events). Obsługa imprez tego typu przebiega inaczej niż w przypadku indywidualnych usług turystycznych, i wymaga innych – specjalistycznych narzędzi.
Najważniejsze funkcjonalności, w które wyposażony jest MDesk, to: ewidencjonowanie imprez, tworzenie i edycja teczki imprezy tworzenie zamówień, wprowadzanie list uczestników, tworzenie listy usług składowych imprezy, dodawanie i rozliczanie kosztów, tworzenie i rozliczanie voucherów turystycznych
Wystawiając fakturę na opłaty transakcyjne z RDesku można wybrać sposób ich opisu. Zaznaczenie opcji ‘Kopiuj opisy z biletów do opłat’ spowoduje, że na wystawionej fakturze (pod każdą opłatą oddzielnie) pojawią się pełne opisy biletów – takie same jak na fakturze za bilety
Tam gdzie istnieje konieczność wystawienia oddzielnych dokumentów sprzedaży na usługę główną i na opłaty transakcyjne (na przykład: dla biletów kolejowych lub biletów lotniczych w sprzedaży agencyjnej) przydatna jest funkcja umieszczenia pełnych opisów usług na obu fakturach.
W czasie edycji faktury na opłaty transakcyjne należy w tym celu kliknąć na polecenie ‘Wczytaj pola tekstowe dla wszystkich produktów’
Spowoduje to skopiowanie opisów pozycji z faktury agencyjnej na fakturę za opłaty transakcyjne:
W module Sprzedaż są dwie metody wydruku lub zapisania na dysku wielu dokumentów (faktur) w formacie PDF. Faktury przeznaczone do wydruku bądź zapisu należy wyszukać, a następnie zaznaczyć (w kolumnie z lewej strony). Następnie mamy do wyboru funkcje:
RDesk archiwizuje bilety PKP IC i pozwala na dostęp do nich bezpośrednio z poziomu eKNF. Bilety w formie plików PDF można pobrać i wyświetlić klikając na ikonę Acrobat Reader w kolumnie z lewej strony ekranu.
eKNF automatycznie pobiera kursy wymiany walut dla rezerwacji hotelowych z Merigo. W przypadku jednak, gdy biuro podróży ma kurs ustalany indywidualnie, istnieje możliwość wprowadzenia ręcznie kursu, który będzie stosowany w danym tygodniu. Służy do tego klawisz ‘Kursy Merigo’, który daje dostęp do tabeli edycji kursów:
Uwaga: modyfikacji kursów może dokonać tylko użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami. W razie potrzeby prosimy o kontakt z naszym opiekunem klienta.
Moduł ADesk, przeznaczony do ewidencjonowania biletów lotniczych i ubezpieczeń, pozwala na automatyczne wprowadzenie do eKNF polisy ubezpieczeniowej Signal Iduna. Mechanizm ten działa na tej samej zasadzie, co import biletów tanich linii lotniczych.
Aby wprowadzić w ten sposób polisę ubezpieczeniową należy ją otworzyć, zaznaczyć całą treść (CTRL A), skopiować (CTRL C), a następnie kliknąć na: Dodaj ubezpieczenie -> Wczytaj treść potwierdzenia, i wkleić treść w oknie edycji (CTRL V). Polisa zostanie odczytana i wprowadzona do eKNF ze wszystkimi szczegółami.
Przypominamy też, że ubezpieczenia sprzedawane za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych Amadeus i Sabre są do eKNF przesyłane automatycznie.
Przypominamy, jak – w wypadku braku biletów w systemie eKNF – powtórzyć transmisję danych z systemu Worldspan:
Liczba usług turystycznych (biletów lotniczych i kolejowych, ubezpieczeń, hoteli, samochodów, itp.) rozliczanych przez biura podróży w systemie eKNF przekroczyła już 100 tysięcy miesięcznie. W stosunku do analogicznego okresu w roku 2014 odnotowaliśmy wzrost przetwarzanych transakcji o ponad 63%.
Na odnotowanie zasługuje też wzrost liczby dokumentów kosztowych przechowywanych i przetwarzanych automatycznie przez eKNF. Możliwość taką uruchomiliśmy na początku tego roku. Jest to niezwykle użyteczna funkcja, ułatwiająca na przykład rozliczanie rezerwacji hotelowych, kolejowych, i turystycznych (np.: rozliczenie opodatkowania marży). Moza możliwością ręcznego wprowadzenia informacji o kosztach, eKNF jest też wyposażony w automatyczny interfejs samodzielnie pobierający faktury kosztowe z Merigo i PKP IC, i wiążący je z transakcjami, których dotyczą. Planujemy w niedługim czasie uruchomienie kolejnych podobnych interfejsów. Liczba faktury kosztowych przetwarzanych przez eKNF przekracza już 7000 miesięcznie.
Conso dołącza do listy integratorów hotelowych posiadających automatyczny interfejs do systemu eKNF. Dzięki temu rezerwacje hotelowe założone w systemie Conso będą automatycznie dostępne w eKNF.
Biura podróży zainteresowane włączeniem automatycznego przesyłania danych z Conso do eKFN prosimy o kontakt w celu aktywacji interfejsu.
eKNF ma teraz możliwość fakturowania dodatkowych opłat transakcyjnych za zwrot biletu na nowej fakturze sprzedażowej a nie – tak jak dotychczas – wyłącznie na fakturze korygującej.
Często zdarza się tak, że zwrot biletu jest fakturowany na fakturze korygującej, ale towarzyszy mu dodatkowa opłata transakcyjna za zwrot, którą chcielibyśmy zafakturować na nowej fakturze sprzedażowej – a nie na korekcie. eKNF pozwala teraz na wystawienie dwóch niezależnych faktur do takiej transakcji zwrotu biletu:
W celu zafakturowania opłaty transakcyjnej za zwrot na nowej fakturze sprzedażowej należy:
wybrać bilet (lub bilety) i kliknąć na: Wystaw fakturę -> Do edycji -> Tylko opłaty.
Tripnet dołącza do listy integratorów hotelowych posiadających automatyczny interfejs do systemu eKNF. Dzięki temu rezerwacje hotelowe założone w systemie Tripnet mogą być automatycznie dostępne w eKNF.
Uwaga: interfejs wymaga konfiguracji. Biura podróży zainteresowane włączeniem automatycznego przesyłania danych z Tripnet do eKNF prosimy o kontakt
Witamy w gronie użytkowników eKNF biura Almabus Business Travel i Almabus Centrum Podróży.
Obsługa biur Almabus jest dla nas nowym wyzwaniem, ze względu na rzadkie na Polskim rynku połączenie obsługi klientów biznesowych z prężnym i rozbudowanym działem turystyki indywidualnej. Mamy nadzieję, że dzięki naszej współpracy Almabus zyska narzędzia istotnie ułatwiające pracę wszystkich działów, a eKNF wzbogaci się o funkcjonalności potrzebne do sprawnej obsługi usług turystycznych.