eKNF pozwala na wczytywanie list pracowników firm – klientów biura podróży. Lista taka może zawierać imię i nazwisko klienta, jego dane kontaktowe, oraz – opcjonalnie – listę dodatkowych informacji, które mają być stosowane przez eKNF w procesie ewidencjonowania i raportowania usług wykonywanych na rzecz danego pracownika (np.: numer pracownika, numer centrum kosztowego, nazwę departamentu, stanowisko, itp.)
Dane przechowywane na liście pracowników mogą być automatycznie używane przy późniejszym tworzeniu zamówień i wystawianiu faktur, a także w procesie raportowania.
Pliki z listą pracowników dostarczane są przez firmy najczęściej w postaci arkuszy kalkulacyjnych (rozszerzenia: XLS lub ODS). Plik w takim formacie należy najpierw zapisać w postaci pliku tekstowego (rozszerzenie CSV):
Uwaga: eKNF wymaga, aby w pliku z listą pracowników znajdowały się co najmniej cztery obowiązkowe kolumny: Nazwa pasażera, Nazwisko, Imię, Funkcja.
Kolumna Nazwa pasażera powinna zawierać nazwisko, imię i płeć pasażera w formacie lotniczym, czyli: NAZWISKO/IMIĘ. np. KOWALSKI/JAN MR, KOWALSKA/MARIA MRS
Kolumna Funkcja powinna zawierać jednoliterowe określenie typu pracownika:
P – podróżny
Z – zamawiający
Reszta kolumn może być dowolna – w trakcie procesu wczytywania można je zmapować na pola dodatkowe istniejące w eKNF.
Pobierz przykładowy plik do wczytywania list pasażerów w profilu klienta
Uwaga: Przed importem danych – w celu uniknięcia ‘krzaczków’ w miejscu znaków narodowych – należy upewnić się, że plik jest zapisany w formacie UTF-8. W tym celu należy go otworzyć w edytorze tekstu, umożliwiającym wybór strony kodowania, na przykład Notepad++ (jeśli nie posiadasz tego edytora, możesz go pobrać w tym miejscu)
Aby przekonwertować plik tekstowy do standardu UTF-8 otwórz go, przy użyciu Notepad++
a następnie przekonwertuj na UTF-8 używając polecenia z górnego menu:
po czym zapisz i zamknij plik w nowym formacie.
Przygotowany plik tekstowy w formacie UTF-8 można już importować do eKNF. W tym celu zaloguj się do eKNF, znajdź odpowiedniego klienta na liście Klientów i wejdź w Szczegóły -> Pasażerowie, a następnie kliknij na ‘Import z pliku CSV’.
Jako separator wpisz przecinek, a następnie kliknij na [Browse] i wybierz plik, który ma być importowany.
Następnie przypisz poszczególne kolumny z pliku do odpowiadających im pól w profilu pracownika w eKNF. Aby zastosować te same ustawienia dla wszystkich pracowników z listy, kliknij na [Kopiuj kolumny z pierwszego]:
Pamiętaj, aby zaznaczyć opcję ,,Pomiń pierwszy wiersz podczas importu” znajdujący się na końcu formatki (inaczej nagłówki kolumn wczytają się do bazy danych jako kolejny podróżny)
Kliknij na [Zapisz] – lista pracowników zostanie wczytana do bazy eKNF.