Zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi IATA, akredytowani agenci IATA mają obowiązek wystawić dwie odrębne faktury: jedną fakturę dokumentującą sprzedaż usługi przewozowej i opłat lotniskowych wystawianą w imieniu i na rzecz przewoźnika na podstawie zawartej umowy agencyjnej oraz odrębną fakturę we własnym imieniu i na własną rzecz dokumentującą opłatę za wystawienie biletu/rezerwację, która stanowić będzie dla agenta obrót w rozumieniu ustawy o VAT. Przeczytaj wytyczne IATA dotyczące prawidłowego fakturowania biletów lotniczych.
Biura Non-IATA, które nie działają w imieniu i na rzecz przewoźników lotniczych, mogą obie usługi (bilet i opłatę serwisową) fakturować na jednym dokumencie.
eKNF obsługuje oba sposoby fakturowania.
W wypadku rozdzielnego fakturowania biletów i opłat zaleca się fakturowanie w pierwszej kolejności biletów, a następnie: opłat.
W celu zafakturowania biletów, a następnie – na oddzielnej fakturze – opłat serwisowych, należy:
- W ADesku wybrać bilety przeznaczone do fakturowania (nawet wtedy, gdy fakturujemy tylko pojedynczy bilet)
- Kliknąć na Wystaw fakturę
- Wybrać opcję Do edycji
- Wskazać rodzaj faktury (‘Tylko opłaty’ lub ‘Tylko bilety’)
Niezależnie od tego, która opcja została wybrana (‘Tylko opłaty’ lub ‘Tylko bilety’) system wyświetli do weryfikacji pełne pakiety – zawierające zarówno bilety jak i opłaty.
Uwaga: Jeśli opłata transakcyjna wymaga uzupełnienia, należy ją uzupełnić na tym etapie (nawet wtedy, jeśli pierwszą fakturą, którą wystawiamy, jest faktura na bilety lotnicze). Podczas późniejszego wystawiania faktury na opłaty serwisowe, system użyje bowiem tych wartości nie pytając o nie ponownie.
Aby – po zweryfikowaniu danych – wystawić fakturę, należy kliknąć na klawisz ‘Wystaw fakturę’ i dalej postępować tak, jak przy wystawianiu wszystkich innych rodzajów faktur.
(Kliknięcie na ‘Zapisz pakiety’ spowoduje tylko zapisanie danych w zamówieniu – bez wystawiania faktury)
Po wystawieniu faktury na bilety lotnicze należy powrócić do ADesku i powtórzyć proces, wybierając tym razem z górnego menu polecenie: Wystaw fakturę -> Do edycji -> Tylko opłaty
W czasie wystawiania faktury na opłaty masz możliwość umieszczenia na niej pełnych opisów usług, których ona dotyczy. Przeczytaj więcej na ten temat.