Wejście w życie KSeF wymusza wprowadzenie pewnych zmian w działaniu naszego systemu. Część z nich ma charakter tymczasowy a ich celem jest uniknięcie problemów i pomyłek w czasie pierwszych tygodni funkcjonowania nowego mechanizmu wystawiania faktur. Inne zapewne pozostaną na dłużej. Zmiany te będą miały odczuwalny wpływ na pracę użytkowników eKNF, dlatego bardzo zachęcamy do zapoznania się z nimi i dostosowania swoich procedur do nowej rzeczywistości.Co się zmieni od 1 lutego 2026r i dlaczego musimy to zrobić
| Co się zmieni | Dlaczego musimy to zrobić |
| Biura podróży będące agentami IATA lub PKP Intercity przełączymy 1 lutego na środowisko produkcyjne KSeF. Wysyłanie testowych faktur w środowisku Demo nie będzie już możliwe | Od 1 lutego zarówno PLL LOT jak i PK Intercity mają obowiązek zacząć korzystać z KSeF. Dlatego faktury wystawiane w ich imieniu muszą być przesyłane do środowiska produkcyjnego KSeF. Dodatkowo zapewne już wkrótce pierwsi klienci będą prosili o to, by zacząć przesyłać ich faktury do KSeF. Wysyłanie części faktur na produkcję a części do środowiska Demo doprowadziłoby do chaosu w eKNF, w księgowości i u klientów. Stąd konieczność przełączenia się na środowisko produkcyjne. |
| Wyłączymy (w okresie przejściowym) automatyczną wysyłkę mailową faktur wystawianych przez robota | Faktury wystawiane w KSeF muszą mieć dodatkowe, obowiązkowe elementy, takie jak: numer ksef, link do faktury w KSeF, QR kod. W okresie przejściowym tylko część faktur będzie wysyłana do KSeF i decyzje, które faktury wysyłać, każde biuro podejmuje indywidualnie (nie będzie automatycznej wysyłki!) Nie można dopuścić do sytuacji, aby faktura, która ma być zarejestrowana w KSeF została wysłana do klienta przed tą rejestracją (bo nie będzie miała numeru KSeF). Stąd konieczność tymczasowego wyłączenia automatycznej wysyłki faktur. |
| Zablokujemy możliwość wysyłki mailowej faktur wystawionych w imieniu PLL LOT i PKP Intercity przed ich zarejestrowaniem w KSeF | PLL LOT i PKP Intercity muszą wdrożyć KSeF od 1 lutego 2026. Dlatego każda faktura wystawiona w ich imieniu musi być zarejestrowana w KSeF i nie może być wysłana do klienta zanim nie zostanie jej nadany numer KSeF. |
| Wizualizacja faktur wysłanych do KSeF zostanie zunifikowana tak, by odzwierciedlała, możliwie dokładnie, ich wygląd w KSeF. Dla takich faktur nie będziemy stosować indywidualnych szablonów faktur funkcjonujących w poszczególnych biurach. | Od momentu wejścia w życie KSeF, fakturą staje się dokument zarejestrowany w KSeF, a nie jego wydruk czy PDF wytworzony w systemie fakturującym. Nie można dopuścić do rozbieżności pomiędzy wizualizacją faktury wysłaną klientowi a wyglądem tej faktury w KSeF. Stosowanie indywidualnych szablonów faktur sprzyja powstawaniu takich rozbieżności (np. wynikających z różnych sposobów wyliczania VAT i wynikających z tego zaokrągleń. Dlatego musimy ujednolicić wizualizację faktur wysłanych do KSeF z tym, co klient zobaczy w KSeF. |
| Wizualizacja faktur wystawionych w imieniu PKP Intercity zostanie dostosowana do szablonu stosowanego w PKP Intercity | Bramka KSeF udostępniona przez PKP Intercity narzuca wygląd faktur wystawianych za jej pomocą. |
| Rozszerzymy numerację wszystkich faktur o dodatkowy, sześciocyfrowy identyfikator, który będzie doklejany z prawej strony numeru faktury. Przykład: dotychczasowy wygląd numeru faktury: 0059/01/26/E wygląd numeru z dodanym identyfikatorem: 0059/01/26/E-026055 | KSeF narzuca konieczność posługiwania się unikalnymi numerami faktur (nie da się ponownie wysłać faktury z numerem, który już wcześniej został zarejestrowany w KSeF). To ograniczenie jest szczególnie problematyczne w przypadku sprzedaży w imieniu linii lotniczych lub PKP Intercity, bo oznacza, że jeśli dwa biura posługują się takimi samymi formatami numerów faktur i wystawiają faktury np. w imieniu PLL LOT, to faktura wystawiona w pierwszym biurze zostanie przyjęta do KSeF, a faktura z identycznym numerem wystawiona na LOT w innym biurze – już nie (bo obie faktury mają tego samego sprzedawcę i ten sam numer). Taka sama sytuacja może jednak wystąpić w wypadku własnej sprzedaży, jeśli biuro ma kilka lokalizacji i w każdej z nich obowiązuje taki sam format numeru faktury. Stąd konieczność wprowadzenia unikalnych identyfikatorów, które zapewnią, że numery faktur wysyłanych do KSeF nie będą się duplikować. |
| Przestawimy czas uruchamiania się robotów fakturujących i wystawiających zamówienia z godzin wieczornych na godziny poranne (2-6 rano) oraz wyłączymy ich działanie w weekendy. | Faktury wysyłane do KSeF powinny się tam znaleźć najlepiej przed końcem dnia, w którym zostały wystawione. Roboty fakturujące działające wieczorem powodowałyby, że wszystkie faktury wystawione w tym trybie i wysłane do KSeF (i do klientów) dnia następnego, byłyby w KSeF zarejestrowane jako OFFLINE, co jest niezgodne z założeniami tego systemu, według których większość faktur powinna być rejestrowana w KSeF w dniu wystawienia, a opóźniona o jeden dzień lub dłużej wysyłka powinna mieć miejsce tylko w sytuacjach wyjątkowych. |
Jeśli masz wątpliwości, jak wprowadzone przez nas zmiany wpłyną na funkcjonowanie Twojej firmy, koniecznie skontaktuj się z nami.
Pomożemy wyjaśnić wątpliwości i właściwie przygotować się do pracy w nowych realiach.