Proces fakturowania hoteli składa się z kilku kroków:
- Uzupełnienie danych (lub utworzenie nowej) teczki hotelowej
- Utworzenie zamówienia
- Wystawienie faktury
1.Uzupełnienie danych (lub utworzenie nowej) teczki hotelowej
eKNF ma możliwość automatycznego importu danych z kilku systemów rezerwacyjnych (m.in.: Amadeus, Conso, Horse21Pro, Merigo, MerlinX, Resfinity, Tripnet) Rezerwacje z tych systemów powinny być widoczne automatycznie w module HDesk. (uwaga: każdy interfejs wymaga aktywacji – jeśli korzystasz z któregoś z wymienionych systemów, i nie widzisz swoich rezerwacji na liście – skontaktuj się z nami)
Rezerwacje pochodzące z zewnętrznych systemów należy uzupełnić o kilka dodatkowych informacji, które nie mogą być automatycznie przesłane przez naszych partnerów. Aby uzupełnić dane rezerwacji wybierz ją, i kliknij na nią dwukrotnie lewym klawiszem myszy.
Najważniejsze pola, które należy wypełnić, to:
- Nazwa firmy
- Osoba zamawiająca
- Referal / Billback
Uzupełnij je, a następnie zapisz rezerwację (klawisz Zapisz w górnej części okna). Jeśli któreś z wymaganych pól pozostanie niewypełnione, system zasygnalizuje to stosownym komunikatem.
2.Utworzenie zamówienia
Kliknij prawym klawiszem myszy na wybraną rezerwację, i wybierz: Zamówienie -> Utwórz
Jeśli chcesz utworzyć zamówienie z kilku rezerwacji, zaznacz je (klikając na kwadraciki w kolumnie z lewej strony), a następnie w menu górnym (szary pasek) kliknij na Wystaw zamówienie)
Zamówienie zostanie utworzone i otwarte do edycji. Jeśli nie wymaga ono żadnych modyfikacji, możesz od razu powrócić do modułu HDesk, aby wystawić fakturę. (Aby powrócić do HDesku kliknij na zakładkę HTLDesk w górnym menu)
3.Wystawienie faktury
Aby wystawić fakturę, kliknij prawym klawiszem myszy na wybraną rezerwację, i wybierz: Faktura, a następnie określ rodzaj faktury, którą chcesz wystawić. Do wyboru są następujące opcje:
- Faktura Normalna – oznacza dokument zawierający szczegółową listę wszystkich fakturowanych rezerwacji hotelowych.
- Faktura Zgrupowana – oznacza dokument uproszczony, najczęściej składający się z jednej pozycji (np. “organizacja pobytu w hotelu…”), bez rozbicia na poszczególne rezerwacje.
Do wyboru są też dwa typy faktur:
- VAT – Czyli faktura VAT – najczęściej stosowana wtedy, gdy fakturowana jest tylko opłata transakcyjna, a nie sam pobyt w hotelu. (np. dla transakcji typu Referal, czyli sytuacji, gdy klient płaci samodzielnie za pobyt bezpośrednio w hotelu)
- VAT Marża – czyli faktura wystawiona według “procedury marży dla biur podróży” – najczęściej stosowana wtedy, gdy na jednym dokumencie fakturowany jest pobyt w hotelu i opłaty transakcyjne. (np. dla transakcji typu Bill-back, czyli sytuacji, gdy biuro podróży płaci za pobyt klienta w hotelu, a następnie wystawia mu fakturę na tę usługę)
Po wyborze typu faktury, sprawdź zawartość pól dodatkowych, i określ, które informacje mają być wydrukowane na fakturze. Wydrukowane zostaną tylko te informacje, które zostaną zaznaczone w kolumnie ‘Pozycja tekstowa’ (na poniższym obrazku zaznaczono wszystkie)
Ostatnim etapem jest określenie formy i terminu płatności, i zapisanie faktury:
