eKNF – Często zadawane pytania (FAQ)

Ta strona zawiera krótkie odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące eKNF

Jak prawidłowo wystawić fakturę w imieniu linii lotniczej?

Linia lotnicza, w imieniu której wystawiana jest faktura, powinna figurować na niej jako Sprzedawca, natomiast Agent (biuro podróży wystawiające fakturę): jako Wystawca.

Akredytowany Agent IATA upoważniony jest do sprzedaży usług lotniczego przewozu pasażerskiego tylko w imieniu i na rzecz przewoźnika i zgodnie z jego taryfami, warunkami przewozu oraz pisemnymi instrukcjami, jakie przewoźnik przekaże Agentowi. W szczególności Agent nie jest upoważniony do doliczania dodatkowej marży do cen usług ustalonych przez przewoźnika czy udzielania jakichkolwiek zniżek, rabatów czy upustów

Agent działający w imieniu linii lotniczej powinien wystawić dwie odrębne faktury: jedną fakturę dokumentującą sprzedaż usługi przewozowej (i opłat lotniskowych) wystawianą w imieniu i na rzecz przewoźnika na podstawie zawartej umowy agencyjnej oraz odrębną fakturę we własnym imieniu i na własną rzecz dokumentującą opłatę za wystawienie biletu/rezerwację

Na fakturze wystawionej w imieniu innego podmiotu mogą się znaleźć wyłącznie pozycje stanowiące sprzedaż tego podmiotu. W wypadku biletów lotniczych nie można na fakturze wystawionej w imieniu jednego przewoźnika umieszczać biletów innych przewoźników, gdyż każdy z tych przewoźników raportuje własną sprzedaż.

Agent zobowiązany jest do przekazywania przewoźnikom danych związanych z wystawionymi na jego rzecz i w jego imieniu faktur VAT (w formie uzgodnionej z przewoźnikiem)

Instrukcja eKNF: Przejdź na ADesk. Wyszukaj i wybierz bilety. Kliknij na Wystaw fakturę -> Do edycji ->tylko bilety. Po wystawieniu faktury na bilety eKNF powróci do ADesku. Kliknij wtedy ponownie na Wystaw fatkturę -> Do edycji -> tylko opłaty.

Jak prawidłowo wystawić fakturę na bilety lotnicze tanich linii?

Bilety lotnicze tanich linii nie stanowią sprzedaży agencyjnej. Biuro podróży nie działa, w tym wypadku, jako Agent wystawiający fakturę w imieniu linii lotniczej. Nie ma więc potrzeby wystawiania odrębnych faktur: jednej na usługę przewozową, a drugiej na opłatę za wystawienie biletu/rezerwację. Nie ma też potrzeby wystawiania odrębnych faktur na bilety różnych linii. Wszystkie bilety i opłaty za ich wystawienie można więc umieścić na wspólnej fakturze. Nie ma też konieczności uwidaczniania opłat za bilet/rezerwację jako odrębne pozycje na fakturze (mogą być one doliczone do cen biletów). Sprzedawcą na fakturze za bilety tanich linii jest biuro podróży.

Instrukcja eKNF: Przejdź na ADesk. Wyszukaj i wybierz bilety. Kliknij na Wystaw fakturę -> Do edycji ->Bilety i Opłaty. Jeśli chcesz, by opłaty serwisowe za wystawienie biletów były doliczone do cen biletów, odznacz je w kolumnie Widoczność.

Jak wczytać/importować do eKNF bilet taniej linii lotniczej?

eKNF jest wyposażony w uniwersalny mechanizm importu danych od tych dostawców, którzy nie przesyłają danych do eKNF w sposób w pełni automatyczny. Tą drogą można przesłać do eKNF bilety i rezerwacje kilkudziesięciu różnych dostawców, w tym: bilety lotnicze tanich i regularnych linii, bilety kolejowe, bilety autobusowe, rezerwacje hotelowe, transfery i ubezpieczenia. Aktualna lista przewoźników i dostawców usług jest na tej stronie: https://mikrosystem.pl/index.php/pomoc/eknf-instrukcja-obslugi/przesylanie-rezerwacji-i-biletow-do-eknf-droga-mailowa

Instrukcja eKNF: Wyślij potwierdzenie rezerwacji lub wystawienia biletu na obsługiwany przez eKNF adres mailowy: import@eknf.pl. Nie wprowadzaj w treści maila żadnych zmian; nie wycinaj i nie dodawaj żadnych informacji. W ten sposób najłatwiej będzie go prawidłowo odczytać. Poprawnie odczytane rezerwacie i bilety powinny być widoczne w eKNF po około 60 sekundach.

Jak wczytać/importować do eKNF bilet kolejowy lub promowy?

eKNF jest wyposażony w uniwersalny mechanizm importu danych od tych dostawców, którzy nie przesyłają danych do eKNF w sposób w pełni automatyczny. Tą drogą można przesłać do eKNF bilety i rezerwacje kilkudziesięciu różnych dostawców, w tym: bilety lotnicze tanich i regularnych linii, bilety kolejowe, bilety autobusowe, rezerwacje hotelowe, transfery i ubezpieczenia. Aktualna lista przewoźników i dostawców usług jest na tej stronie: https://mikrosystem.pl/index.php/pomoc/eknf-instrukcja-obslugi/przesylanie-rezerwacji-i-biletow-do-eknf-droga-mailowa

Instrukcja eKNF: Wyślij potwierdzenie wystawienia biletu na obsługiwany przez eKNF adres mailowy: import@eknf.pl. Nie wprowadzaj w treści maila żadnych zmian; nie wycinaj i nie dodawaj żadnych informacji. W ten sposób najłatwiej będzie go prawidłowo odczytać. Poprawnie odczytane bilety powinny być widoczne w eKNF po około 60 sekundach.

Z jakimi systemami hotelowymi współpracuje eKNF?

eKNF importuje automatycznie rezerwacje hotelowe z systemów: Merigo/GoGlobal, RateHawk, TBO. Jeśli biuro podróży ma odpowiednią konfigurację po stronie eKNF, rezerwacje hotelowe zrobione na tych platformach będą automatycznie dostępne w eKNF. Jeśli nie jesteś pewna/pewny, czy Twoje biuro ma włączony automatyczny import danych hotelowych, skontaktuj się z nami: pomoc@mikrosystem.pl

Co zrobić, jeśli automatyczny import biletów lotniczych z Farelogix SPRK nie działa?

Za pobieranie danych z Farelogix SPRK odpowiada aplikacja MirFLX. Jest to aplikacja Farelogix, na której działanie Mikrosystem nie ma wpływu. Potrafimy ją jednak zainstalować, przenieść na inny komputer, albo zdiagnozować podstawowe przyczyny błędów. Najczęstsze przyczyny braku biletów, to: wygaśnięcie hasła, brak odpowiedzi serwera Farelogix, przypadkowe zamknięcie aplikacji MirFLX.

Instrukcja eKNF: Zlokalizuj komputer, na którym działa aplikacja MirFLX. Jeśli widzisz skrót MirFLX na pulpicie, ale nie widzisz działającej aplikacji na pasku zadań, uruchom aplikację ponownie klikając na skrót na pulpicie.
Jeśli aplikacja działa i widać ją na pasku zadań, kliknij na nią, by otworzyć okno programu i przejdź na zakładkę Accounts.Jeśli zobaczysz czerwony komunikat o błędzie ‘Invalid AgentID/password’, zaktualizuj hasło, zapisz zmiany i ponownie uruchom aplikację.
Jeśli po przywróceniu połączenia nadal nie widzisz biletów lotniczych ze SPRKa w eKNF, powtórz transfer, zgodnie z instrukcjami na tej stronie: https://mikrosystem.pl/index.php/pomoc/eknf-instrukcja-obslugi/rozwiazywanie-typowych-problemow-technicznych/ponowny-transfer-biletow-z-farelogix-sprk

Co zrobić, jeśli automatyczny import biletów lotniczych z Amadeusza (GDS Amadeus) nie działa?

Instrukcja eKNF: Zlokalizuj komputer, na którym działa aplikacja SAPE Amadeusa. Zrestartuj tę aplikację i/lub ponów transfer danych o biletach zgodnie z instrukcjami na tej stronie: https://mikrosystem.pl/index.php/pomoc/eknf-instrukcja-obslugi/rozwiazywanie-typowych-problemow-technicznych/restart-drukarek-amadeus

Co zrobić, jeśli automatyczny import biletów lotniczych z Sabre (GDS Sabre) nie działa?

Instrukcja eKNF: Zrestartuj kolejkę wydruku w Sabre, zgodnie z instrukcjami na tej stronie: https://mikrosystem.pl/index.php/pomoc/eknf-instrukcja-obslugi/rozwiazywanie-typowych-problemow-technicznych/restart-drukarek-sabre

Czy eKNF potrafi generować raport JPK wymagany przez Polskie Linie Lotnicze LOT?

Tak, również najnowszą jego wersję z kolumnami opisującymi wysyłkę faktur do KSeF.

Instrukcja eKNF: Przejdź do zakładki Raporty, kliknij na raport Rejestr wystawionych faktur na rzecz PLL LOT, kliknij na Parametry i wprowadź kryteria (np.: zakres dat: poprzedni miesiąc), kliknij na Generuj raport.

Jak importować do eKNF bilety lotnicze wystawione w LOT for Groups?

eKNF automatycznie importuje bilety wystawione LOT for Groups. Żadne czynności po stronie Agenta IATA nie są wymagane.

Jak importować do eKNF bilety lotnicze wystawione w systemie LOT NDC / LOT Open Connect?

eKNF ma mechanizm automatycznego importu biletów wystawionych w LOT NDC / LOT Open connect. Po skonfigurowaniu, mechanizm będzie automatycznie pobierał wszystkie wystawione tam bilety.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się z nami: pomoc@mikrosystem.pl i poproś o aktywację pobierania danych z LOT NDC

Jak importować do eKNF bilety lotnicze kupione na stronie LOT.com?

eKNF ma mechanizm automatycznego importu takich biletów, zbudowany specjalnie dla biur podróży (zwłaszcza tych, które nie są agentami IATA i kupują bilety bezpośrednio na stronie LOT.com). Po skonfigurowaniu, mechanizm będzie pobierał ze strony LOT.com wszystkie kupione tam bilety.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się z nami: pomoc@mikrosystem.pl i poproś o aktywację pobierania danych ze strony LOT.com.

Jak importować do eKNF billingi BSP?

Billingi BSP są generowane cztery razy w miesiącu; w okresach tygodniowych. W systemie BSPLink są dostępne w FILES -> Reports and communication i mają postać plików ZIP nazwą zawierającą tekst Agent_Billing, poprzedzoną numerem IATA i okresem, którego dotyczy billing. (np.: PLaz63208331_260203_Agent_Billing.zip oznacza plik billingu za trzeci okres rozliczenowy lutego 2026 r). eKNF ma funkcje do automatycznego pobierania billingów BSP (jest to dodatkowa usługa świadczona odpłatnie), ale agent może je też pobierać ręcznie i wczytać do eKNF. Importowane dane będą wykorzystane na potrzeby generowania raportów porównawczych, tzw. rekoncyliacji z BSP.

Instrukcja eKNF: Zaloguj się do BSPLinku i pobierz jedną lub więcej paczek ZIP zawierających billingi, które chcesz importować do eKNF. W eKNF wejdź w Centrum danych -> Import danych BSP i przeciągnij (bez rozpakowywania) pliki billingu na ekran eKNF (albo użyj klawisza Wybierz pliki i wskaż na dysku pliki z paczkami billingów, które chcesz importować).

Jak importować do eKNF bilety lotnicze wystawione w Symphony.Hub?

eKNF ma mechanizm automatycznego importu danych z Symphony.Hub. Włączenie go wymaga konfiguracji po obu stronach.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się z nami: pomoc@mikrosystem.pl, albo utwórz zgłoszenie w Symphony.Hub. Powiadomimy Cię, kiedy transfer danych zostanie włączony.

Jak importować do eKNF rezerwacje hotelowe z TBO?

eKNF ma mechanizm automatycznego importu danych z TBO. Włączenie go wymaga konfiguracji po obu stronach.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się ze swoim opiekunem w TBO i poproś o włączenie przesyłania danych do eKNF. Powiadomimy Cię, kiedy transfer zostanie włączony.

Jak importować do eKNF rezerwacje hotelowe z RateHawk?

eKNF ma mechanizm automatycznego importu danych z RateHawk. Włączenie go wymaga konfiguracji po obu stronach.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się ze swoim opiekunem w RateHawk lub z pomocą firmy Mikrosystem: pomoc@mikrosystem.pl. Powiadomimy Cię, kiedy transfer zostanie włączony.

Jak importować do eKNF rezerwacje hotelowe z Merigo / GoGlobal?

eKNF ma mechanizm automatycznego importu danych z Merigo / GoGlobal. Włączenie go wymaga konfiguracji po obu stronach.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się ze swoim opiekunem w Merigo lub z pomocą firmy Mikrosystem: pomoc@mikrosystem.pl. Powiadomimy Cię, kiedy transfer zostanie włączony.

Czy eKNF pozwala na wystawianie faktur w trybie samofakturowania?

Tak. W czasie wystawiania takiej faktury należy (w oknie edycji faktury) zaznaczyć opcję Samofakturowanie.

Czy eKNF pozwala na wystawianie faktur zaliczkowych?

Tak. W czasie wystawiania takiej faktury należy wybrać odpowiedni rejestr dokumentów; przeznaczony do wystawiania faktur zaliczkowych.

Jak na końcowej fakturze rozliczeniowej wystawianej w eKNF uwzględnić faktury zaliczkowe?

Instrukcja eKNF: W czasie wystawiania końcowej faktury rozliczeniowej, w oknie edycji (w dolnej części okna) znajduje się klawisz Dodaj fakturę zaliczkową. Po kliknięciu na niego można wyszukać w systemie wszystkie faktury zaliczkowe wystawione na wybranego kontrahenta i dodać je do końcowej faktury rozliczeniowej

Jestem agentem non-IATA współpracującym z biurem IATA. Czy eKNF ma funkcję importu moich biletów lotniczych z innego biura IATA?

Tak; eKNF obsługuje przesyłanie biletów i danych z rezerwacji między biurami IATA i ich sub-agentami (biurami non-IATA). Jeśli biuro IATA, z którym współpracujesz, korzysta z eKNF (np.: TIME4TTRAVEL, PROFITRAVEL, PRIMAPOLTRAVEL), lub ma uzgodnione mechanizmy wymiany danych z Mikrosystem.pl (np.: eSKY, eTRAVEL, HURRA, WECO), możemy skonfigurować mechanizm przesyłania danych o Twoich biletach od dowolnego z naszych partnerów, do Twojego systemu eKNF. Bilety i rezerwacje należące do sub-agenta rozpoznajemy na podstawie Booking Office ID / PCC / SID biura, które założyło rezerwację, na podstawie podanego w rezerwacji adresu mailowego biura, lub loginu agenta.
Po skonfigurowaniu, transfer danych działa automatycznie. Ta usługa jest bezpłatna, świadczymy ją, by wspierać i ułatwiać współpracę między podmiotami z naszej branży.

Uwaga: włączenie tego mechanizmu wymaga zgody biura IATA.
Skontaktuj się z nami: pomoc@mikrosystem.pl.
Po uzyskaniu zgody ze strony biura IATA wprowadzimy w eKNF odpowiednią regułę i włączymy automatyczny transfer danych.

Czy eKNF obsługuje drukarki fiskalne i drukuje paragony fiskalne?

Tak. eKNF pozwala na wydruk paragonów fiskalnych na drukarkach zgodnych z protokołem Posnet Thermal. eKNF pozwala też na generowanie cyfrowych paragonów fiskalnych poprzez z integrację z eparagony.pl

Jak zaktualizować eKNF do najnowszej wersji?

eKNF jest automatycznie aktualizowany raz na dobę około godziny 10 rano. Nie musisz wykonywać żadnych czynności. Jeśli chcesz sprawdzić, czy twoja wersja jest aktualna, możesz to zrobić w zakładce Administracja. W polu System znajdziesz informacje o używanej przez Ciebie wersji eKNF i o najnowszej wersji udostępnianej przez producenta. Jeśli twój numer wersji różni się od najnowszej wersji systemu eKNF, możesz (nie czekając na automatyczną aktualizację) ręcznie uruchomić proces aktualizacji; klikając na link: Uaktualnij eKNF. Nie musisz robić kopii bazy danych ani archiwizować żadnych ustawień, eKNF robi to automatycznie.

Czy eKNF jest zgodny z przepisami i wymogami ochrony danych osobowych RODO?

Tak. Dostawca oprogramowania eKNF: Mikrosystem, przetwarza dane osobowe na podstawie umowy powierzenia danych zawieranej wraz z umową na licencję i serwis eKNF. Serwery eKNF spełniają wymogi RODO dotyczące ochrony danych, w tym: ochrony fizycznej, bezpiecznego przechowywania kopii zapasowych itp. Mikrosystem publikuje politykę prywatności oraz zasady retencji danych na swoich stronach.

Czy eKNF jest zgodny z PCI DSS?

Tak. Dostawca oprogramowania eKNF: Mikrosystem, co roku przeprowadza audyty badające zgodność z PCI DSS i udostępnia wynikający z nich dokument Attestation of Compliance na żądanie.

Ważna uwaga: Przetwarzanie informacji związanych z kartami płatniczymi i kredytowymi w systemach mid-office; takich jak eKNF, ma miejsce bardzo rzadko, niemal zawsze jest błędem i nie powinno mieć miejsca. Systemy GDS mają domyślnie wyłączone przesyłanie danych kart do systemów mid-office. eKNF domyślnie pomija czytanie takich danych. Jeśli jesteś użytkownikiem eKNF upewnij się, że twoja firma nie przesyła do eKNF danych związanych z kratami płatniczymi w żadnej formie.

Jakie typy dokumentów można wystawiać w eKNF?

eKNF obsługuje wszystkie typy dokumentów wystawiane przez biura podróży. W szczególności:

• Faktura VAT
• Faktura VAT Marża (procedura marży dla biur podróży)
• Faktura zaliczkowa
• Faktura zaliczkowa VAT Marża
• Faktura Pro-forma
• Paragon
• Paragon fiskalny
• Nota Obciążeniowa
• Nota Uznaniowa
• Kasa Przyjmie (KP)
• Kasa Wyda (KW)
• Faktura Wewnętrzna

Czy eKNF pozwala na wystawienie wielu (więcej niż jednej) faktury zaliczkowej do faktury końcowej?

Tak.

Czy eKNF posiada API, które pozwala na automatyczne wystawianie faktur za bilety i rezerwacje kupione on-line na stronie biura podróży?

Tak. Żądanie wystawienia faktury można wysłać do eKNF za pośrednictwem API. Link do wystawionej faktury zostanie zwrócony po zarejestrowaniu faktury w KSeF lub może zostać wysłany mailem. Za pośrednictwem API można też wysłać żądanie wystawienia paragonu fiskalnego w formie cyfrowej (eKNF współpracuje z platformą eparagony.pl)

Czy eKNF pozwala na dostęp do faktur wystawionych przez biuro podróży zewnętrznemu biuru rachunkowemu lub księgowej?

Tak. eKNF jest dostępny przez Internet więc, po nadaniu odpowiednich uprawnień, dostęp do niego mogą mieć również wskazane osoby z zewnątrz.

Czy eKNF pobiera automatycznie kursy walut?

Tak. eKNF pobiera i automatycznie stosuje kursy walut obowiązujące na dzień wystawienia faktury (średni kurs NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury), oraz kursy innych banków (np,: kursy zakupu walut z mBank, Alior i innych) na potrzeby rozliczania rezerwacji hotelowych, samochodowych i innych, zakupionych przez biuro podróży w celu świadczenia usług)

Czy eKNF pozwala na automatyczne pobieranie danych nabywcy na podstawie numeru NIP/VAT ID?

Tak. eKNF jest zintegrowany z bazą GUS oraz z unijną bazą przedsiębiorców i pozwala na automatyczne pobranie danych tele-adresowych nowych klientów, na podstawie ich numeru NIP lub (w przypadku innych podmiotów unijnych: VAT ID)

Czy eKNF obsługuje faktury VAT Marża i faktury zaliczkowe VAT Marża?

Tak, eKNF jest produktem dedykowanym dla branży turystycznej, pozwala więc na wystawianie faktur VAT Marża i zaliczkowych faktur VAT Marża z oznaczeniem “Procedura marży dla biur podróży” i wysyłkę tych dokumentów do KSeF (Oznaczenie: P_PMarzy_2 = 1 w KSeF FA(3)). eKNF pozwala też na wprowadzanie kosztów do transakcji rozliczanych za pomocą faktur VAT Marża i na ich podstawie generuje raporty marży i raporty opodatkowania marży dla transakcji fakturowanych w tej procedurze.