Ten dokument opisuje zasady retencji danych (czyli: czas przechowywania różnych typów danych) w eKNF
Aktualizacja: 2026-03-30Dane przechowywane i przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (przepisy podatkowe, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych), normami bezpieczeństwa dotyczącymi systemów informacyjnych (ISO 127001, PCI DSS), oraz wymaganiami branżowymi (np. zapisy umów agencyjnych IATA czy PKP dotyczące przechowywania niektórych dokumentów). Do przechowywanych danych zaliczają się też kopie zapasowe, wewnętrzne logi systemowe i inne dane diagnostyczne wykorzystywane do monitorowania systemów informatycznych, a także korespondencja pomiędzy pracownikami firmy a jej klientami.
Przechowywanie danych ma wpływ na bezpieczeństwo (im więcej danych, tym większe potencjalne szkody wynikające z ich zniszczenia lub nieuprawnionego ujawnienia) oraz na wydajność systemów informatycznych (zajętość dysków, wydajność baz danych, wielkość i czas tworzenia kopii zapasowych) i związane z tym koszty ich utrzymania.
Ogólna zasada dotycząca okresu przechowywania i przetwarzania danych:
Dane przechowywane są tylko tak długo, jak długo jest to konieczne do realizacji zadań wynikających z umów na świadczenie usług zawartych z klientami oraz do prawidłowej pracy systemu. Dane, których okres przechowywania regulują przepisy prawa, przechowywane są tylko przez ten wymagany okres. Starsze dane są trwale usuwane.
Okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych opisane są w punktach poniżej.
| Typ danych | Czas przechowywania |
|---|---|
| Dane sprzedażowefaktury i inne dokumenty księgowe i powiązane z nimi dokumenty wewnętrzne | 6 lat od daty wystawienia |
| Paragony fiskalne:Zapisy w bazie danych eKNF (paragon fiskalny powstaje w momencie zarejestrowania na drukarce fiskalnej i tam jest dalej przechowywany). | 1 rok |
| RGBBilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, samochodowe, ubezpieczeniowe, itd. | 6 lat |
| Załączniki do biletów i rezerwacji (PDFy biletów, faktur zakupowych, potwierdzenia mailowe zapisane w formie plików) | 6 lat |
| Dokumenty towarzyszące z GDS (Agent/Audit cupony, Refund notice, CCCF) | 3 lata |
| Dane źródłowe nieprzetworzone z GDS | 3 lata |
| Potwierdzenia rezerwacji tanich linii, hotelowe, itd. na serwerze pocztowym | 3 miesiące |
| Log zdarzeń | 7 lat |
| Dane kontrahentów aktywnych / usuniętych | Bezterminowo / do czasu usunięcia ostatniego wystawionego dokumentu |
| Dane użytkowników aktywnych / usuniętych | Bezterminowo / do czasu usunięcia ostatniego wystawionego dokumentu |
| Logi aplikacji (pliki tekstowe) | 100 dni |
| Logi parserów i inne wewnętrzne logi w bazach danych | 1 rok |
| Dane źródłowe nieprzetworzone z GDS na komputerach zewnętrznych u klientów | 30 dni |
| Kopie baz danych na serwerach eKNF i ATMAN BACKUP | 7 dni |