Zalety korzystania z eKNF: systemu fakturującego mid-office dedykowanego dla biur podróży i linii lotniczych

Wybierając program fakturujący i mid-office przeznaczony dla biura podróży warto wiedzieć, czym różnią się takie systemy od ogólnodostępnych, generycznych programów fakturujących i jakie funkcjonalności oferują. Część z nich ma na celu usprawnienie i automatyzację samego procesu fakturowania. Ale profesjonalne, branżowe narzędzia mid-office wyposażone są w wiele dodatkowych elementów, które mają kluczowe znaczenie i bez których praca biura podróży jest bardzo utrudniona, lub wręcz niemożliwa. Najważniejsze z nich opisujemy na tej stronie.

Import danych o sprzedanych (i kupionych) biletach, ubezpieczeniach, zarezerwowanych hotelach, samochodach, transferach i innych usługach

Praca w biurze podróży oznacza konieczność korzystania z bardzo wielu systemów rezerwacyjnych: lotniczych, kolejowych, hotelowych, promowych, samochodowych, turystycznych i innych. Są ich dziesiątki. Niezbędny jest system ewidencjonujący wszystkie te transakcje w jednym miejscu i umożliwiający kontrolę, czy zostały prawidłowo rozliczone (zakończona podróż, opłacony koszt, wystawiony i wysłany dokument sprzedaży, voucher, paragon fiskalny). Taką rolę pełnią systemy mid-office dedykowane dla branży turystycznej. Im więcej źródeł danych, tym bardziej użyteczny jest system mid-office.

eKNF obsługuje automatyczny import danych ze wszystkich systemów GDS (Amadeus, Galileo, Sabre), wiodących integratorów NDC (Farelogix SPRK, SymphonyHub, DRCT, AirGateway), integratorów i hurtowników hotelowych (Merigo / GoGlobal, RateHawk, TBO). Zapewniamy dostęp do biletów lotniczych wystawionych w PLL LOT za pośrednictwem wszystkich kanałów sprzedaży (GDS, LOT NDC, LOT for Groups i LOT.com). Współpracujemy z biurami IATA obsługującymi sub-agentów i zapewniamy automatyczny transfer danych między nimi i biurami non-IATA. Nasze narzędzie do importu biletów kolejowych, lotniczych, promowych, polis turystycznych, hoteli i innych, od dostawców, którzy nie posiadają interfejsów do strukturalnego importu danych, automatycznie rozpoznaje i importuje do eKNF dane z potwierdzeń mailowych pochodzących z ponad 100 różnych źródeł. Łącznie; liczba wszystkich kanałów importu danych, które obsługujemy, przekracza 150 i wymaga codziennej pracy zespołu programistów.

Obsługa podróży biznesowych

Obsługa podróży służbowych i klientów korporacyjnych znacznie różni się od pracy z klientami indywidualnymi i wymaga wyspecjalizowanych narzędzi. Business travel, to konieczność zbierania znacznie większej ilości danych niż obsługa klientów indywidualnych. Każdy klient biznesowy ma inne wymagania. O czym należy pamiętać?

  • System mid-office musi mieć możliwość konfiguracji wymagań dotyczących fakturowania i raportowania; oddzielnie dla każdego klienta.
  • Wprowadzane dane muszą być walidowane (za pomocą słowników, HR feed, profili podróżnych w GDS, wyrażeń regularnych, itd.) by wykluczyć pomyłki.
  • Obsługa podróży służbowych wiąże się z koniecznością raportowania, przy czym raportowane dane często wykraczają znacznie poza dane z faktur. Konieczne jest przechowywanie informacji dotyczących szczegółów podróży, takich jak: trasa, klasa rezerwacji, region geograficzny, środek transportu, zgodność z polityką podróży, emisja CO2, centrum kosztów, numer projektu, itd.
  • Klienci biznesowi mają różne zasady rozliczeń: faktury jednostkowe, zgrupowane (np.: po nazwisku, numerze MPK, departamencie) lub okresowe (zbiorczo: na koniec dnia, tygodnia, miesiąca).
  • Czas wystawienia faktury może mieć kluczowe znaczenie, podobnie jak czas obciążenia karty kredytowej (np.: zbiorcza faktura wystawiana na koniec dnia połączona z jednoczesnym obciążeniem korporacyjnej karty kredytowej na wszystkie ujęte na fakturze opłaty), co oznacza konieczność stosowania automatów obsługujących wystawianie faktur i obciążenia kart (np.: w godzinach nocnych)
  • Fakturze często musi towarzyszyć szczegółowa specyfikacja zawierająca uzgodnione z danym klientem informacje.
  • Klienci biznesowi oczekują automatycznego eksportu danych o podróżach służbowych do zewnętrznych systemów informacyjnych(tzw.: MIS – Management Information System)
  • Klienci korporacyjni korzystają z biznesowych kart kredytowych(AIRPLUS, AMEX BTA, MASTERCARD CTA, VISA), co wymaga automatycznego eksportu danych do każdego z tych systemów.

Żadna z opisanych wyżej funkcjonalności nie występuje w ogólnodostępnych, generycznych systemach fakturujących. Biura podróży obsługujące podróże biznesowe muszą więc korzystać z dedykowanych systemów mid-office obsługujących specyficzną dla branży Travel logikę biznesową i rozbudowane procesy z nią związane. eKNF jest wiodącym systemem tego typu.

Naliczanie opłat serwisowych

Jedną z istotnych zalet systemów fakturujących dedykowanych dla branży Travel jest możliwość automatycznego naliczania opłat serwisowych, uwzględniającego specyficzne tylko dla tej branży parametry. eKNF pozwala na skonfigurowanie polityki naliczania opłat serwisowych uwzględniającej takie parametry jak:

  • typ biletu (krajowy, międzynarodowy, zagraniczny, bilet tanich linii, bilet kupiony online lub offline, bilet wystawiony w imieniu przewoźnika, lub pochodzący z odsprzedaży)
  • typ rezerwacji (online, offline, rezerwacja hotelowa referral lub billback, usługa typu ‘bundled’, GDS / non-GDS)
  • typ transakcji (sprzedaż, wymiana, zwrot, anulacja, dopłata)
  • typ stawki (stawka agencji, stawka klienta, taryfa publikowana / ukryta)
  • typ opłaty (np: merchant fee naliczane do zamówienia, a nie do usługi)

Dla każdego typu opłat eKNF pozwala również skonfigurować sposób ich przedstawiania na fakturach: opisy, sterowanie widocznością opłat na fakturze, doliczanie opłaty do pozycji głównej, odrębne (zbiorcze lub jednostkowe) fakturowanie opłat serwisowych, automatyczne obciążanie kart za pośrednictwem bramki płatniczej.

Integracja z innymi systemami informatycznymi używanymi w branży

Kluczowym elementem eKNF jest głęboka integracja z innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w branży turystycznej. Najważniejsze z nich, to:

  • BSPLink: eKNF ma narzędzia pozwalające na import billingów a także wszystkich typów dokumentów obsługiwanych przez BSPLink (ADM, ACM, SPDR, SPCR, Refund applications)
  • Saldeo SMART: eKNF może importować faktury zakupowe zarejestrowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Saldeo SMART i wiązać je automatycznie z fakturami sprzedażowymi – w celu wyliczania marży
  • Systemy korporacyjnych kart kredytowych dedykowane dla podróży służbowych: AirPlus, AMEX BTA, VISA, MasterCard CTA. eKNF ma certyfikację umożliwiającą automatyczny eksport danych do każdego z tych systemów.
  • Bramka płatnicza VPOS Fiserv: eKNF umożliwia automatyczne obciążanie służbowych kart kredytowych za podróże i opłaty serwisowe za pośrednictwem tego integratora płatności.
  • Paragony fiskalne w wersji cyfrowej: eParagony.pl: eKNF obsługuje wystawianie paragonów fiskalnych na tej platformie.
  • Wymiana danych między biurami korzystającymi z eKNF: Umożliwiamy automatyczne przesyłanie biletów i faktur pomiędzy biurami IATA i biurami Non-IATA korzystającymi z ich usług.

eKNF jest systemem ściśle dopasowanym do wymagań polskiej branży turystycznej i business travel

Lokalnie rozwijane systemy mid-office mają wiele zalet w porównaniu do ociężałych, “one-size-fits-all” rozwiązań, na które skazane są polskie oddziały biur podróży o zasięgu globalnym, a także większość linii lotniczych. Najważniejsze zalety, o których warto wspomnieć, to:

  • Zgodność z lokalnymi przepisami podatkowymi i zdolność do szybkiego reagowania na ich zmiany (przykładem: KSeF)
  • Znajomość praktyk stosowanych na rynku i odpowiednio do nich dostosowane funkcjonalności (lokalnie rozwijane systemy ZAWSZE wiedzą więcej)
  • Integracja z lokalnymi dostawcami usług (np.: zdolność do automatycznego importu biletów PKP IC, dostarczanie agentom IATA danych o biletach z LOT for Groups, czy LOT NDC, współpraca z lokalnie działającymi integratorami rezerwacji hotelowych i tanich linii)
  • Obsługa specyficznych wymagań lokalnych partnerów w branży (np.: generowanie pliku JPK dla PLL LOT i JPK_FA dla MF, integracja z bramką KSeF PKP Intercity)
  • Interoperacyjność: zdolność do tworzenia kanałów wymiany danych między partnerami działającymi na tym samym rynku (np.: przesyłanie biletów i faktur między biurami IATA i non-IATA)
  • Wsparcie merytoryczne i techniczne w lokalnym języku`
  • Współpraca, szacunek i zaufanie wynikające z osobistych relacji między partnerami w branży i członkami zespołów.
  • Szybkość reakcji (lokalne systemy ZAWSZE reagują szybciej)

KSeF

eKNF obsługuje mechanizm rejestracji w KSeF faktur wystawionych w imieniu innych podmiotów. Współpracujemy ściśle z Polskimi Liniami Lotniczymi “LOT”. Jesteśmy partnerem PKP Intercity i obsługujemy mechanizm wysyłania faktur do KSeF za pośrednictwem bramki KSeF udostępnionej przez PKP Intercity. Jesteśmy przygotowani do obsługi sprzedaży agencyjnej wobec innych podmiotów funkcjonujących w branży turystycznej.