Od 1 lutego 2026r. faktury wystawione w imieniu innych podmiotów (PLL LOT, PKP INTERCITY), które podlegają obowiązkowi KSeF, są przesyłane bezpośrednio do KSeF tych podmiotów. Dlatego zalecamy sprawdzenie, czy w systemie fakturującym dane tych podmiotów są aktualne i że figurują one jako sprzedawcy na fakturach wystawianych w ich imieniu. Jednocześnie przypominamy najważniejsze zasady wystawiania takich faktur.
Konfiguracja danych podmiotu, w imieniu którego wystawiane są faktury w eKNF
w eKNF dane sprzedawców znajdują się w zakładce RGB->Kartoteka dostawców. Przed wejściem w życie KSeF warto upewnić się, że zapisana w eKNF konfiguracja jest poprawna i że dane są aktualne. Na przykładzie PLL LOT:
Wyszukaj PLL LOT w Kartotece dostawców (na przykład po kodzie przewoźnika):
Upewnij się, że w polu Sprzedaż agencyjna jest wybrana opcja TAK
Sprawdź, czy adres sprzedawcy, który jest umieszczany na fakturze, jest aktualny. Jeśli masz wątpliwości, bezpośrednio nad polem adresowym znajduje się okienko “Szukaj w bazie GUS…”, w którym można wprowadzić NIP sprzedawcy. Po wprowadzeniu NIPu i naciśnięciu klawisza Enter eKNF pobierze aktualne dane podmiotu z bazy danych GUS.:
Upewnij się, że w polu Jako sprzedawca na fakturze wybrana jest opcja TAK
Zapisz ewentualne zmiany przed zamknięciem okna.
Zasady wystawiania faktur w imieniu innych podmiotów
Podmiot, w imieniu którego wystawiana jest faktura, powinien figurować na niej jako Sprzedawca, natomiast Agent (biuro podróży wystawiające fakturę): jako Wystawca.
Akredytowany Agent IATA upoważniony jest do sprzedaży usług lotniczego przewozu pasażerskiego tylko w imieniu i na rzecz przewoźnika i zgodnie z jego taryfami, warunkami przewozu oraz pisemnymi instrukcjami, jakie przewoźnik przekaże Agentowi. W szczególności Agent nie jest upoważniony do doliczania dodatkowej marży do cen usług ustalonych przez przewoźnika czy udzielania jakichkolwiek zniżek, rabatów czy upustów
Agent działający w imieniu innego podmiotu powinien wystawić dwie odrębne faktury: jedną fakturę dokumentującą sprzedaż usługi przewozowej (i opłat lotniskowych) wystawianą w imieniu i na rzecz przewoźnika na podstawie zawartej umowy agencyjnej oraz odrębną fakturę we własnym imieniu i na własną rzecz dokumentującą opłatę za wystawienie biletu/rezerwację
Na fakturze wystawionej w imieniu innego podmiotu mogą się znaleźć wyłącznie pozycje stanowiące sprzedaż tego podmiotu. W wypadku biletów lotniczych lub kolejowych nie można na fakturze wystawionej w imieniu jednego przewoźnika umieszczać biletów innych przewoźników, gdyż każdy z tych przewoźników raportuje własną sprzedaż.
Agent zobowiązany jest do przekazywania przewoźnikom danych związanych z wystawionymi na jego rzecz i w jego imieniu faktur VAT (w formie uzgodnionej z przewoźnikiem)
Uzyskanie uprawnień do wystawiania faktur w KSeF w imieniu innego podmiotu
Wystawianie faktur w imieniu PLL LOT wymaga nadania przez PLL LOT Agentowi uprawnień; w Module Certyfikatów i Uprawnień KSeF. Uprawnienia nadawane są (w zależności od sposobu uwierzytelniania się w KSeF) na NIP lub PESEL. Zasady te opisaliśmy w odrębnym rozdziale.
Wystawianie w KSeF faktur w imieniu PKP Intercity możliwe jest za pośrednictwem bramki KSeF udostępnionej przez PKP i nie wymaga nadawania uprawnień w KSeF. eKNF obsługuje w pełni komunikację z bramką KSeF udostępnioną przez PKP IC. Aby wysyłać do KSeF faktury wystawione w imieniu PKP Intercity, należy zwrócić się do PKP IC o nadanie dostępu do API służącego do przesyłania danych o wystawionych fakturach. W celu uzyskania takiego dostępu należy kontaktować się bezpośrednio z PKP Intercity, a następnie dane dostępowe przekazać nam – w celu aktywacji połączenia z tą bramką.
Uwaga: eKNF jest aktywnym partnerem PKP IC w tym projekcie, w związku z tym, po przekazaniu PKP IC informacji, że Twoje biuro podróży korzysta z eKNF, nie powinno być wymagane podawanie szczegółowych danych o np.: adresach IP, z których będzie nawiązywane połączenie z bramką KSeF, ponieważ dane te są znane PKP IC.