KSeF – Często zadawane pytania (FAQ)

Ta strona zawiera często zadawane pytania związane z KSeF

Czy eKNF jest zintegrowany z KSeF FA(3)?

Tak. eKNF obsługuje format FA(3) i pozwala na wystawianie w KSeF wszystkich typów dokumentów obsługiwanych przez ten format stosowanych w biurach podróży i liniach lotniczych: Faktur VAT, Faktur korygujących, Faktur VAT Marża w procedurze marży dla biur podróży, faktur zaliczkowych VAT Marża, oraz na wystawianie faktur w KSeF zarówno we własnym imieniu jak i w imieniu innego sprzedawcy (np.: linii lotniczej, czy PKP Intercity)

Jak wysłać fakturę wystawioną w eKNF do KSeF?

Instrukcja eKNF: Wejdź w zakładkę Sprzedaż. Kliknij prawym klawiszem myszy na fakturę, którą chcesz wysłać do KSeF. Wybierz: KSeF->Wyślij do KSeF.

Jak sprawdzić, czy faktura wystawiona w eKNF została wysłana do KSeF?

Instrukacja eKNF: Wejdź w zakładkę Sprzedaż. Wyszukaj fakturę. Faktury wysłane/zarejestrowane w KSeF mają numer KSeF widoczny w kolumnie KSeF.
Jeśli faktura nie była wysłana do KSeF, w kolumnie KSeF będzie napis NIE WYSŁANO.
Jeśli w czasie wysyłania faktury do KSeF wystąpił błąd, w kolumnie KSeF będzie napis BŁĄD

Co zrobić, jeśli po wysłaniu faktury do KSeF pojawił się BŁĄD?

Instrukcja eKNF: Kliknij na słowo BŁĄD w kolumnie KSeF. eKNF wyświetli okno Status KSeF. W oknie tym możesz sprawdzić, jaka była przyczyna błędu (np.: Błąd weryfikacji semantyki dokumentu faktury). Z błędu zwróconego przez KSeF spróbuj wywnioskować, co było przyczyną. Często są to niekompletne lub nieprawidłowe dane Nabywcy (niepoprawny NIP, Brak części adresu). W takim wypadku popraw najpierw dane Nabywcy, a następnie wyedytuj fakturę, zapisz ją ponownie (aby zaktualizować dane nabywcy) i wyślij do KSeF.

Jak zablokować wysyłkę do KSeF niektórych typów faktur?

Instrukcja eKNF: Wejdź w Aministracja -> Parametry systemowe. Wyszukaj zmienną KSEF_EXCLUDED_REGS. W polu Wartość wpisz po przecinku wszystkie oznaczenia rejestrów faktur (np.: faktur wewnętrznych), które mają być wyłączone z wysyłki do KSeF. Zpisz zmiany.

Co zrobić, gdy mam już uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF nadane przez LOT, a wysyłka się nie udaje?

PLL LOT może nadać uprawnienia do wystawiania faktur na NIP lub PESEL agenta. Jeśli nadał uprawnienia na NIP, a certyfikaty załadowane do eKNF utworzono na PESEL, to niezbędny jest dodatkowy krok do wykonania w KSeF Agenta: nadanie samemu sobie uprawnień do wystawiania faktur PLL LOT. Opisujemy to szerzej na tej stronie

Instrukcja eKNF: Zaloguj się do KSeF. W menu wybierz: Nadaj uprawnienie. Jako Rodzaj uprawnień wybierz: Osobie fizycznej do pracy dla klienta. Jako Identyfikator wybierz PESEL i podaj PESEL, na który wytworzone zostały certyfikaty. Podaj w kolejnych polach Imię i Nazwisko. W polu Zakres uprawnień wybierz: NIP i podaj tam NIP PLL LOT: 5220002334. Kliknij na klawisz Nadaj uprawnienie.

Błąd przy wysyłce do KSeF faktury korygującej do wcześniejszej faktury wystawionej w imieniu PLL LOT

Jeśli wysyłka do KSeF nowych faktur wystawionych w imieniu PLL LOT działa, natomiast pojawiają się błędy przy wysyłce faktur korygujących, to problem leży w niekompletnych danych sprzedawcy (PLL LOT) na starszych fakturach, do których wystawiana jest korekta. Ten rodzaj błędu wymaga pomocy ze strony Mikrosystemu – dostawcy eKNF.

Instrukcja eKNF: Skontaktuj się z naszą pomocą techniczną: pomoc@mikrosystem.pl. Uzupełnimy niekompletne dane z oryginalnej faktury w bazie danych, co umożliwi wysłanie faktury korygującej do KSeF.

Czy eKNF pozwala na wystawianie faktur w KSeF w imieniu PLL LOT w trybie samofakturowania?

Technicznie jest to możliwe, ale wymagałoby nadania Agentowi przez PLL LOT uprawnień do wystawiania faktur w trybie samofakturowania (nazwa uprawnienia w KSeF: Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofaktuowania). PLL LOT nie nadaje jednak agentom takich uprawnień, więc wysłanie do KSeF faktury wystawionej w imieniu PLL LOT w trybie samofakturowania nie powiedzie się.

Czy biuro podróży, które nie jest agentem IATA, wystawia faktury VAT na bilety lotnicze w imieniu PLL LOT (oraz innych linii lotniczych), czy we własnym imieniu?

Biuro podróży, które nie jest agentem IATA (zwane też często biurem non-IATA) nie ma uprawnień, by działać w imieniu linii lotniczej i nie może wystawiać faktur w imieniu linii lotniczych. Takie biura odsprzedają bilety lotnicze kupione w innym biurze, lub kupione bezpośrednio od linii lotniczej. Wystawiając faktury VAT dokumentujące taką odsprzedaż, wystawiają je więc we własnym imieniu i widnieją na nich jako Sprzedawca.
Biura non-IATA nie potrzebują uprawnień nadanych w KSeF do wystawiania faktur w imieniu PLL LOT. Mogą też dokumentować na fakturze VAT sprzedaż biletów więcej niż jednego przewoźnika lotniczego, oraz swoją własną prowizję czy opłatę serwisową.

Co z wysyłką do KSeF faktur wystawionych w imieniu linii lotniczych innych niż PLL LOT?

Emirates

W kwietniu 2026 Emirates, w mailu do swoich agentów IATA przekazało informację, że nie ma obowiązku przesyłania faktur do KSeF. W konsekwencji; Agenci wystawiający dokumenty sprzedaży biletów w imieniu Emirates nie są zobowiązani do przesyłania do KSeF faktur wystawionych w imieniu tej linii.

Szanowni Państwo,

w odpowiedzi na Państwa pytania kierowane do EMIRATES uprzejmie wyjaśniamy, że nie ciąży na nas obowiązek przesyłania faktur sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej z 1 kwietnia 2026 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.37.2026.2.RST.

W interpretacji tej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, po przeanalizowaniu modelu funkcjonowania naszej linii lotniczej, zgodził się z przedstawionym stanowiskiem i wskazał, że:

„Tym samym zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, Spółka nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ponieważ nie wykonuje czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług poprzez stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.”

Interpretacja ta potwierdza również, że objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z 28 stycznia 2026 r. dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla potrzeb KSeF znajdują zastosowanie do sytuacji EMIRATES.

W konsekwencji, po stronie EMIRATES nie występuje obowiązek stosowania KSeF, a agenci działający w imieniu i na rzecz EMIRATES przy dokumentowaniu sprzedaży biletów nie są zobowiązani do przesyłania takich dokumentów do KSeF w imieniu EMIRATES.

Z poważaniem,

Emirates Polska

Lufthansa Group: Deutsche Lufthansa, Austrian Airlines, Swiss International Air Lines (bilety lotnicze wystawione na stocku 220, 257, 724)

Zgodnie z wytycznymi Lufthansa Group: Faktury VAT dla klientów B2B na bilety lotnicze wystawione na stoku 220 będzie od 1 lutego 2026 wystawiać Lufthansa. Co bardzo ważne: Lufthansa nie przewiduje możliwości nadawania w KSeF uprawnień Agentom IATA do wystawiania faktur w swoim imieniu. Agenci IATA powinni zgłaszać potrzebę wystawienia faktury dla swojego klienta Lufthansie; za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie LH.

Te same wymogi wprowadziły 1 kwietnia linie Austrian Airlines, Swiss International Air Lines (bilety lotnicze wystawione na stocku 257 i 724)

KSeF obligation from 1 April 2026: Austrian Airlines & Swiss International Air Lines

After Poland’s e‑invoicing obligation took effect for Deutsche Lufthansa in February 2026, Austrian Airlines and Swiss International Air Lines will also become subject to this requirement as of 1 April 2026. Austrian Airlines and SWISS will adopt the same e-invoicing solution as Deutsche Lufthansa. For BSP ticket sales, all requested B2B invoices will have to be issued by the respective airline based on the ticket stock used via KSeF. To enable invoice issuance, we will require travel agencies to provide their customers’ invoice data using the dedicated webforms. Please note, that details regarding KSeF process for Brussels Airlines (SN) will be communicated at a later stage.
What you need to do when your customer requests a B2B invoice: Submit the request via our webform:  Austrian Airlines (OS Ticket Stock 257): Invoice Request for Travel Agencies | Austrian Airlines Deutsche Lufthansa (LH Ticket Stock 220): Invoice Request for Travel Agencies | Deutsche Lufthansa Swiss International Air Lines (LX Ticket Stock 724): Invoice Request for Travel Agencies | Swiss International Air Lines
 Provide the buyer’s invoicing details as prompted in the form (e.g., passenger’s name, Polish tax ID/NIP, registered address, contact email), along with ticket details and your IATA agency number.
Ensure the information is complete and accurate so the invoice can be accepted by KSeF.
Timing: To support timely processing in line with Polish invoicing rules, please submit requests as soon as your customer asks for an invoice but no later than until 7th day of the month following the month of ticket sale.
Data protection: Data provided will be used solely for invoicing purposes and processed in accordance with applicable data protection laws. If you have any questions, please contact Travel Agency Support at lhg.agent.pl@dlh.de Thank you for your cooperation and continued partnership.

Kind Regards,
Lufthansa Group on behalf of Austrian Airlines, Deutsche Lufthansa and Swiss International Air Lines

Linki do formularzy służących do zgłaszania potrzeby wystawienia faktury dla linii lotniczych z grupy Lufthansa

Na fakturach tych nie będzie jednak informacji o koncie bankowym ani innych danych, które mogą być niezbędne dla klientów biznesowych. Z tego należy (naszym zdaniem) wnioskować, że Agent IATA powinien również wystawić klientowi w eKNF swój własny dokument – inny niż faktura VAT – potwierdzający sprzedaż i zawierający nr konta bankowego Agenta oraz inne informacje wymagane przez nabywcę. Według informacji od Lufthansa Group ta sytuacja jest tymczasowa i opracowywane jest inne rozwiązanie.

Pozostałe zagraniczne linie lotnicze zrzeszone w polskim BSP

Zgodnie z wytycznymi IATA, dokumentując sprzedaż biletu lotniczego w formie faktury VAT, Agent ma obowiązek wystawić fakturę w imieniu linii lotniczej, czyli taką, na której sprzedawcą jest linia lotnicza, a Agent jest wystawcą. Jak dotąd, żadna inna linia lotnicza poza Lufthansą, Austrian i SWISS nie potwierdziła, że ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF (ani nie nadała w KSeF uprawnień Agentom IATA do wstawiania faktur w swoim imieniu). Z tego należy (naszym zdaniem) wnioskować, że Agent powinien nadal – zgodnie z wytycznymi IATA – wystawiać w eKNF faktury w imieniu pozostałych linii i nie wysyłać ich do KSeF.

Czy do wizualizacji faktury KSeF można dodać logo lub graficzną stopkę?

eKNF generuje wizualizację faktury ustrukturyzowanej z użyciem tych samych bibliotek, co aplikacja podatnika KSeF. Dodaliśmy do niej dodatkową funkcjonalność, która pozwala umieszczać na wizualizacjach faktur logo firmy, która wystawia fakturę. Trzeba jednak pamiętać, że to logo będzie widoczne tylko na wizualizacjach wytworzonych przez eKNF i wysłanych mailem do klienta. Jeśli klient pobierze wizualizację faktury bezpośrednio z KSeF, to logo nie będzie na niej widoczne, gdyż specyfikacja faktury ustrukturyzowanej nie pozwala na wysłanie do KSeF żadnych znaków graficznych.

Instrukcja eKNF: Wejdź w Administracja -> Konfiguracja lokalizacji i wybierz lokalizację, dla której chcesz dodać logo. Kliknij na nią prawym klawiszem myszy i wybierz: Edytuj. W dolnej części okna edycji lokalizacji jest możliwość załadowania logo oraz graficznej stopki faktury (pozycje: Logo do wydruku KSeF, Stopka do wydruku KSeF). Aby załadować logo lub stopkę, kliknij na klawisz Przeglądaj/Browse znajdujący się obok, i wybierz plik graficzny do załadowania. Preferowane rodzaje plików to JPG lub PNG.

Czy eKNF pozwala wystawiać faktury w KSeF w trybie samofakturowania?

Tak

Czy eKNF pozwala na wystawianie faktur w KSeF w imieniu PLL LOT w trybie samofakturowania?

Technicznie jest to możliwe, ale wymagałoby nadania Agentowi przez PLL LOT uprawnień do wystawiania faktur w trybie samofakturowania (nazwa uprawnienia w KSeF: Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofaktuowania). PLL LOT nie nadaje jednak agentom takich uprawnień, więc wysłanie do KSeF faktury wystawionej w imieniu PLL LOT w trybie samofakturowania nie powiedzie się.

Czy można zmienić albo anulować fakturę wysłaną z eKNF do KSeF?

Faktury wysłanej do KSeF nie można zmienić ani anulować, ponieważ KSeF na to nie pozwala. Jeśli faktura wysłana z eKNF do KSeF zawiera błędy, należy wystawić fakturę korygującą i również wysłać ją do KSeF.

Czy biuro podróży IATA (Agent IATA) widzi, po zalogowaniu do KSeF faktury, które wystawiło w imieniu PLL LOT, lub innych linii lotniczych?

Nie

Jak mogę sprawdzić, czy PLL LOT nadał nam (biuru podróży, agentowi IATA) w KSeF uprawnienia do wystawiania faktur w swoim imieniu?

Spróbuj zalogować się do KSeF w kontekście LOTu (czyli podając NIP LOTu: 5220002334) i uwierzytelniając się tak, jak robisz to przy logowaniu się do KSeF we własnym imieniu (np.: podpisem zaufanym, albo pieczęcią NIP). Jeśli próba logowania się powiedzie i jeśli widzisz funkcję Faktury ->Wystaw fakturę VAT w aplikacji podatnika, to znaczy, że masz nadane przez LOT odpowiednie uprawnienia. Możesz też sprawdzić zakres swoich uprawnień w sekcji: Uprawnienia.

Czy wysyłka faktur z eKNF do KSeF jest dodatkowo płatna?

Nie. Mikrosystem jest odpowiedzialnym partnerem. Stosujemy zasadę, że koszty rozwoju i utrzymania funkcjonalności wymaganych prawem leżą po stronie dostawcy oprogramowania i nie powinny być przerzucane na jego użytkowników.

Na fakturze wystawionej w eKNF pozycje mają różne formy płatności. Dlaczego nie widać ich na wizualizacji faktury KSeF?

Szablon KSeF ma jedno pole pokazujące główną formę płatności faktury. Jeśli chcesz na wizualizacji zobaczyć formy płatności za pozycje cząstkowe, musisz w eKNF dodać do faktury płatności na kwoty odpowiadające poszczególnym formom płatności (z podaniem formy płatności dla każdej z nich). Wówczas zobaczysz je również na wizualizacji faktury KSeF ale tylko w sytuacji, kiedy suma wprowadzonych cząstkowych płatności jest mniejsza od całkowitej kwoty faktury (ponieważ tylko wtedy KSeF pokazuje cząstkowe płatności)

Dlaczego na niektórych fakturach wysłanych z eKNF do KSeF widać płatności częściowe, a na innych nie?

Płatności częściowe są widoczne na fakturach zarejestrowanych w KSeF tylko wtedy, kiedy zostaną (przed wysłaniem faktury do KSeF) wprowadzone do eKNF i tylko pod warunkiem, że faktura, w momencie wysłania do KSeF, nie była zapłacona w całości. Na fakturach wysłanych do KSeF, dla których suma wprowadzonych płatności równa się sumie z faktury, płatności cząstkowe nie są pokazywane.

Jak wystawić w KSeF korektę na treść faktury?

Instrukcja eKNF: W module Sprzedaż znajdź fakturę, która ma zostać skorygowana, kliknij na nią prawym klawiszem myszy i wybierz: Koryguj. Następnie wprowadź zmiany w treści. Po wprowadzeniu zmian kliknij na: Zapis i zamknij. Wyślij wystawioną korektę do KSeF.

Dlaczego na fakturach KSeF wystawionych na bilety lotnicze międzynarodowe pojawia się stawka podatku 0% z dopiskiem “krajowe”? Czy to nie pomyłka?

Dopisek “krajowe” przy stawce podatku 0% nie odnosi się do trasy biletu lotniczego międzynarodowego, tylko do tego, że nabywca ma siedzibę w Polsce (czyli: że nie był to eksport towarów i usług poza UE)

Czy noty uznaniowe i obciążeniowe trzeba wysyłać do KSeF?

Nie, not nie wysyła się do KSeF. Obowiązek wysyłki do KSeF dotyczy Faktur VAT (w tym: Faktur VAT Marża w procedurze marży dla biur podróży).

Czy można w eKNF wystawić notę korygującą na treść faktury VAT wysłanej do KSeF?

Nie, z momentem wejścia w życie KSeF noty korygujące na treść faktur VAT przestały istnieć, bo uchylony został Art. 106k. Ustawy o podatku od towarów i usług mówiący o wystawianiu not korygujących.

Gdzie w eKNF można podać unikalny identyfikator oddziału, osoby prawnej, lub wyodrębnionej jednostki wewnętrznej, który występuje w KSeF?

Instrukcja eKNF: W profilu klienta eKNF, lub w czasie wystawiania nowej faktury, można to zrobić w zakładce Odbiorcy. Jest tam pole IDWew, oznaczające właśnie identyfikator wewnętrzny w rozumieniu KSeF. Ważna uwaga: poprawny format wymagany przez KSeF to: NIP-identyfikator wewnętrzny, czyli w polu IDWew należy wprowadzić NIP nabywcy i następnie – po myślniku – identyfikator wewnętrzny odbiorcy (podmiotu trzeciego)

Dlaczego eKNF nie pozwala na wysłanie faktury VAT do klienta zagranicznego przed zarejestrowaniem jej w KSeF?

Jeśli Sprzedawca jest objęty obowiązkiem KSeF, to obowiązek ten dotyczy również faktur wystawionych dla nabywców zagranicznych (za wyjątkiem osób fizycznych, czyli konsumentów, nieprowadzących działalności gospodarczej). Z tego względu – aby zapewnić, że dokument otrzymany przez nabywcę będzie identyczny z tym zarejestrowanym w KSeF – wysyłka faktury przed jej rejestracją w KSeF jest zablokowana.

Dlaczego eKNF nie pozwala edytować faktury, która został oznaczona jako Offline, ale nie została jeszcze wysłana do KSeF?

Ręczne oznaczenie faktury jako wystawionej Offline dotyczy sytuacji, kiedy wystawca chce (lub musi) przekazać ją nabywcy mimo, że nie została jeszcze zarejestrowana w KSeF (na przykład; z powodu awarii KSeF). Na fakturze takiej zapisywany jest QRCode, który pozwala nabywcy pobrać tę fakturę z KSeF, kiedy zostanie tam w końcu wysłana. Każda zmiana, lub ponowny zapis faktury, zmienia jej QRCode i powoduje, że nabywca nie będzie mógł jej pobrać posługując się pierwotnie wygenerowanym QRCode. To zaś jest sygnałem, że wystawca zmienił treść faktury już po jej wręczeniu nabywcy.

Tego typu praktyki są niedozwolone, dlatego eKNF nie pozwala na edycję faktury podlegającej obowiązkowi wysłania do KSeF, jeśli została ona wcześniej oznaczona przez jako (wystawiona) Offline.