Moduł przedpłat jest częścią Kancelarii elektronicznej. Służy do zarządzania płatnościami. Pozwala na ich wprowadzanie, autoryzację, kontrolowanie limitów przyznanych użytkownikom i kontrahentom, oraz na generowanie plików z dyspozycjami przelewów.
Informacje dla użytkownika
Widok podstawowy
Wprowadzanie i edycja przedpłat
Limity przedpłat i limity autoryzacji
Zmiana statusu i autoryzacja
Generowanie poleceń przelewów
Eksport do XLS
Widok podstawowy
Domyślnie pokazywane są wszystkie dokumenty z terminem płatności określonym w filtrze Data płatności. Dokumenty z przekroczonym terminem płatności wyróżnione są na czerwono. Dokumenty ze zbliżającym się terminem: na żółto. Niebieski kolor oznacza przedpłatę dotyczącą imprezy, której całkowity koszt przekroczy 15000 PLN.
Filtry umożliwiają wyszukanie dokumentów spełniających określone kryteria, np.: z określoną datą płatności, z określonym statusem, lub utworzone przez wskazanego użytkownika.
Wprowadzanie i edycja przedpłat
Okno edycji używane jest do dodawania nowych przedpłat oraz do edycji istniejących, w tym: do zmiany statusu i do autoryzacji.
Kartoteka kontrahentów dostępna w tym oknie może być zsynchronizowana z systemem finansowo księgowym Symfonia, lub wprowadzona bezpośrednio do eKNF w module Kartoteka dostawców.
W górnej części okna edycji widoczne są aktualne limity wysokości przedpłat dostępne dla użytkownika wprowadzającego przedpłatę. Limity ustala administrator.
Limity przedpłat i limity autoryzacji
Limity przedpłat i limity autoryzacji ustalane są dla poszczególnych użytkowników przez administratora (Administracja -> Użytkownicy). Użytkownik nie może samodzielnie zmienić przyznanych mu limitów
Zmiana statusu i autoryzacja
Zmiana statusu przedpłaty i jej autoryzacja odbywa się w oknie edycji. Zmiany statusu i autoryzacji może dokonać tylko użytkownik z uprawnieniami administratora przedpłat. Żaden użytkownik (również administrator) nie może autoryzować wprowadzonej przez siebie samego przedpłaty – do tego niezbędna jest autoryzacja innego użytkownika z uprawnieniami administracyjnymi.
Generowanie pliku poleceń przelewów
Plik przelewów może być wygenerowany wyłącznie dla przedpłat autoryzowanych. Zaznaczyć można jeden lub więcej dokumentów. Po kliknięciu na klawisz [Generuj polecenia przelewu] utworzony zostanie plik tekstowy w standardowym formacie bankowym.
Eksport do XLS
Moduł przedpłat jest wyposażony w mechanizm zapisywania listy przedpłat do arkusza kalkulacyjnego. Aby wyksportować wszystkie widoczne w widoku podstawowym przedpłaty, należy użyć klawisza [XLS] w lewym górnym narożniku tabeli.
Informacje dla administratora
Nadawanie uprawnień użytkownikom
Moduł przedpłat ma dwa poziomy uprawnień: użytkownik i administrator. Uprawnienia użytkownika pozwalają na wprowadzanie i edycję własnych przedpłat. Uprawnienia administratora pozwalają na zmianę statusów i autoryzację przedpłat, oraz na określanie kwot limitów przedpłat dla poszczególnych użytkowników.
Zasoby określające poziom uprawnień (Administracja -> Zasoby) to:
Określanie limitów przedpłat i autoryzacji
Limity kwot przedpłat i autoryzacji określa się w profilu użytkowników (Administracja -> Lista użytkowników -> Edycja). Zmiany limitów może dokonywać wyłącznie użytkownik z uprawnieniami administratora przedpłat. Administrator przedpłat nie może zmienić swoich własnych limitów – może to dla niego zrobić tylko inny użytkownik z uprawnieniami administratora przedpłat
