Agenci IATA uwierzytelniają się w KSeF wytworzonymi przez siebie certyfikatami. Do wystawiania faktur w imieniu linii lotniczej (czyli takich, na których sprzedawcą jest linia lotnicza) potrzebują stosownych uprawnień, które linia lotnicza musi im nadać. Nadawanie uprawnień odbywa się w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) aplikacji podatnika KSeF.
Jak najlepiej nadać uprawnienia agentowi IATA? Na NIP, czy na PESEL?
Krótka odpowiedź: na NIP.
Czy są przypadki, kiedy konieczne jest nadanie agentowi IATA uprawnień na PESEL?
Krótka odpowiedź: NIE.
Wyjaśnienie: Agenci IATA uwierzytelniają się w KSeF certyfikatami, które mogą być wytworzone na NIP, lub na PESEL. Agenci IATA będący osobami prawnymi (np.: spółki kapitałowe, spółki prawa handlowego) lub inne podmioty posługujące się elektroniczną pieczęcią NIP, uwierzytelniają się w KSeF numerem NIP.
Agenci IATA niebędący osobami prawnymi (np.: jednoosobowe działalności gospodarcze, lub spółki osobowe, takie jak spółka cywilna) i nieposiadający elektronicznej pieczęci NIP, uwierzytelniają się w KSeF numerem PESEL.
Niezależnie od tego, czy certyfikaty używane przez agenta IATA do uwierzytelniania się w KSeF wytworzono na NIP, czy na PESEL, linia lotnicza może nadać agentowi uprawnienia do wystawiania faktur w swoim imieniu w KSeF na NIP. Agent IATA, we własnym zakresie, może delegować te uprawnienia na PESEL, na którym wytworzono certyfikaty KSeF, zwalniając linię lotniczą z kłopotliwego obowiązku, którym jest zarządzanie bazą danych numerów PESEL (RODO!).
Czy uprawnienia do wystawiania faktur nadane agentowi IATA na NIP zadziałają, jeśli wcześniej, temu samemu agentowi, PLL LOT nadał uprawnienia na PESEL?
Krótka odpowiedź: TAK
Wyjaśnienie: Jeśli nadasz agentowi IATA uprawnienia na NIP (nazwa uprawnienia: “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”) z prawem “do dalszego przekazywania uprawnienia”, będzie on mógł delegować te uprawnienia na numer PESEL, którego użył do wygenerowania certyfikatów, którymi uwierzytelnia się w KSeF.
Zalety nadawania uprawnień na NIP, w stosunku do nadawania uprawnień na PESEL.
| Cecha / aspekt | Uprawnienia nadane na PESEL | Uprawnienia nadane na NIP | Wynik porównania |
| Bezpieczeństwo danych osobowych | Przetwarzanie danych osobowych, do których zalicza się PESEL, wiąże się z koniecznością stosowania podwyższonych środków bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych: RODO, ujęcie w procedurach bezpieczeństwa, audyty, itd.. Wyciek tych danych niesie ze sobą konsekwencje prawne i potencjalne kary. | NIP agenta IATA jest informacją jawną. Jego przetwarzanie nie wymaga żadnych dodatkowych środków bezpieczeństwa. | Nadanie uprawnień na NIP jest bezpieczniejsze i tańsze z punktu widzenia linii lotniczej nadającej uprawnienia. |
| Trwałość rozwiązania | Uprawnienia nadane na PESEL są związane konkretną osobą fizyczną. Może to być członek zarządu firmy, lub dowolny zatrudniony w niej pracownik, posiadający odpowiednie uprawnienia, nadane mu w aplikacji podatnika KSeF przez firmę, w której pracuje. Odejście z pracy, lub śmierć takiej osoby, wymaga aktualizacji nadanych uprawnień zarówno ze strony biura podróży, jak i linii lotniczej, która nadała uprawnienia na PESEL. | Uprawnienia nadane na NIP nie są związane z aktualnym składem zarządu firmy, ani z jej pracownikami. Pozostają w mocy przez cały czas istnienia biura podróży. | Większą trwałość rozwiązania zapewnia nadanie uprawnień agentowi IATA na jego NIP. |
| Koszty zarządzania | Uprawnienia nadane na PESEL wymagają stosowania zasad bezpieczeństwa ujętych w przepisach RODO. W tym: prawa do żądania usunięcia/zachowania/przedstawienia logu dostępu do danych, ryzyka związanego z nieuprawnionym przetwarzaniem danych, z ich wyciekiem, itd. | Baza numerów NIP nie wymaga żadnych nakładów na ochronę bezpieczeństwa danych, ani kosztów związanych z dokumentacją dostępu do danych osobowych. | Tańsze, prostsze i bezpieczniejsze jest nadawanie uprawnień na NIP agenta IATA. |
| Możliwość weryfikacji danych wystawcy faktury | Uprawnienia nadane na PESEL umożliwiają osobie fizycznej wystawianie faktur w imieniu linii lotniczej bez możliwości weryfikacji, czy reprezentuje ona aktywnego podatnika VAT, związanego umową agencyjną z daną linią lotniczą. | Uprawnienia nadane na NIP gwarantują, że tylko uprawniony agent IATA, związany umową agencyjną, może z nich korzystać. Ewentualne konsekwencje nadania uprawnień przez agenta nieuprawnionej osobie ponosi agent, a nie linia lotnicza. | Bezpieczniejsze dla linii lotniczej jest nadanie uprawnień na NIP |
Wynik porównania: Prostsze, tańsze, trwalsze i bezpieczniejsze jest nadanie przez linię lotniczą uprawnień do wystawiania faktur w KSeF w swoim imieniu na NIP agenta IATA.
Jak nadać agentowi IATA uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu linii lotniczej w KSeF?
Prosty scenariusz, który obejmuje oba typy certyfikatów: tych wytworzonych na NIP i na PESEL: Nadaj uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia (na potrzeby agentów, którzy posługują się certyfikatami wygenerowanymi na PESEL).
Nie nadawaj uprawnień do przeglądania faktur (jeśli to zrobisz, agent IATA z takimi uprawnieniami będzie mógł przeglądać faktury wystawione przez innych agentów w imieniu twojej linii).
Na obrazku poniżej pokazujemy, jak linia lotnicza powinna nadać agentowi IATA uprawnienia do wystawiania faktur w swoim imieniu w KSeF. Ten rodzaj uprawnień obejmuje zarówno agentów IATA posługujących się certyfikatami wygenerowanymi na NIP, jak i na PESEL. W przypadku agentów IATA, którzy posługują się certyfikatami wygenerowanymi na NIP, prawo do dalszego przekazywania uprawnienia jest niepotrzebne (patrz: normy bezpieczeństwa; ISO 27001; zasada minimalnych wymaganych uprawnień)
© Mikrosystem 2026