[:pl]Fakturowanie hoteli[:]

[:pl]Proces fakturowania hoteli składa się z kilku kroków:

  1. Uzupełnienie danych (lub utworzenie nowej) teczki hotelowej
  2. Utworzenie zamówienia
  3. Wystawienie faktury

1.Uzupełnienie danych (lub utworzenie nowej) teczki hotelowej

eKNF ma możliwość automatycznego importu danych z kilku systemów rezerwacyjnych (m.in.: Amadeus, Conso, Horse21Pro, Merigo, MerlinX, Resfinity, Tripnet) Rezerwacje z tych systemów powinny być widoczne automatycznie w module HDesk. (uwaga: każdy interfejs wymaga aktywacji – jeśli korzystasz z któregoś z wymienionych systemów, i nie widzisz swoich rezerwacji na liście – skontaktuj się z nami)

Rezerwacje pochodzące z zewnętrznych systemów należy uzupełnić o kilka dodatkowych informacji, które nie mogą być automatycznie przesłane przez naszych partnerów. Aby uzupełnić dane rezerwacji wybierz ją, i kliknij na nią dwukrotnie lewym klawiszem myszy.

HDesk_Fakturowanie_Lista_rezerwacji_hotelowych_000271
Najważniejsze pola, które należy wypełnić, to:

  • Nazwa firmy
  • Osoba zamawiająca
  • Referal / Billback

Uzupełnij je, a następnie zapisz rezerwację (klawisz Zapisz w górnej części okna). Jeśli któreś z wymaganych pól pozostanie niewypełnione, system zasygnalizuje to stosownym komunikatem.

HDesk_Fakturowanie_Edycja_teczki_000277

2.Utworzenie zamówienia

Kliknij prawym klawiszem myszy na wybraną rezerwację, i wybierz: Zamówienie -> Utwórz

Jeśli chcesz utworzyć zamówienie z kilku rezerwacji, zaznacz je (klikając na kwadraciki w kolumnie z lewej strony), a następnie w menu górnym (szary pasek) kliknij na Wystaw zamówienie)

HDesk_Fakturowanie_Nowe_Zamówienie_000275Zamówienie zostanie utworzone i otwarte do edycji. Jeśli nie wymaga ono żadnych modyfikacji, możesz od razu powrócić do modułu HDesk, aby wystawić fakturę. (Aby powrócić do HDesku kliknij na zakładkę HTLDesk w górnym menu)

 

3.Wystawienie faktury

Aby wystawić fakturę, kliknij prawym klawiszem myszy na wybraną rezerwację, i wybierz: Faktura, a następnie określ rodzaj faktury, którą chcesz wystawić. Do wyboru są następujące opcje:

  • Faktura Normalna – oznacza dokument zawierający szczegółową listę wszystkich fakturowanych rezerwacji hotelowych.
  • Faktura Zgrupowana – oznacza dokument uproszczony, najczęściej składający się z jednej pozycji (np. “organizacja pobytu w hotelu…”), bez rozbicia na poszczególne rezerwacje.

Do wyboru są też dwa typy faktur:

  • VAT – Czyli faktura VAT – najczęściej stosowana wtedy, gdy fakturowana jest tylko opłata transakcyjna, a nie sam pobyt w hotelu. (np. dla transakcji typu Referal, czyli sytuacji, gdy klient płaci samodzielnie za pobyt bezpośrednio w hotelu)
  • VAT Marża – czyli faktura wystawiona według “procedury marży dla biur podróży” – najczęściej stosowana wtedy, gdy na jednym dokumencie fakturowany jest pobyt w hotelu i opłaty transakcyjne. (np. dla transakcji typu Bill-back, czyli sytuacji, gdy biuro podróży płaci za pobyt klienta w hotelu, a następnie wystawia mu fakturę na tę usługę)

HDesk_Fakturowanie_Nowa_Faktura_sprzedaży_000282

Po wyborze typu faktury, sprawdź zawartość pól dodatkowych, i określ, które informacje mają być wydrukowane na fakturze. Wydrukowane zostaną tylko te informacje, które zostaną zaznaczone w kolumnie ‘Pozycja tekstowa’ (na poniższym obrazku zaznaczono wszystkie)

HDesk_Fakturowanie_Pozycje_tekstowe_000283

Ostatnim etapem jest określenie formy i terminu płatności, i zapisanie faktury:

HDesk_Fakturowanie_Nowa_Faktura_sprzedaży_000284[:]